Trợ Lý Hành Chính – Mua Sắm (ACDC)

Vị trí tuyển dụng: Trợ lý Hành chính - Mua sắm
Hình thức làm việc: Toàn thời gian
Thời gian làm việc: 8 tháng

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Công việc mua sắm

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các bộ phận, phòng ban trong tổ chức cũng như với các nhà cung cấp, đối tác.
Đánh giá chất lượng sản phẩm và năng lực nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của từng dự án hoặc tổ chức.
Soạn thảo các đề xuất, yêu cầu báo giá và đàm phán các điều khoản và điều kiện mua hàng với nhà cung cấp.
Soạn thảo, trình duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.
Giám sát hoạt động của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
Kiểm tra, đánh giá chất lượng các mặt hàng đã mua và giải quyết các sản phẩm không đạt yêu cầu.
Lập các báo cáo và quản lý hồ sơ mua sắm đầy đủ, khoa học.
Thực hiện hoạt động thanh quyết toán của hoạt động mua sắm hoặc các dự án được phân công.
Tuân thủ các quy định, chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn về hoạt động mua hàng của dự án, tổ chức.

II. Công việc hành chính

Hỗ trợ Bộ phận Hành chính các công tác lễ tân, soạn thảo văn bản/tài liệu, gửi thư tin,v.v.. khi cần thiết.
Theo dõi và quản lý tài sản, trang thiết bị, thư viện của tổ chức, điều phối các trang thiết bị văn phòng.
Phối hợp với các cán bộ chuyên môn hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, tập huấn, công tác và các sự kiện khác bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, liên hệ điện thoại và chuẩn bị hậu cần... theo phân công của quản lý trực tiếp.
Hỗ trợ lập báo cáo sau mỗi hoạt động của dự án hoặc báo cáo giám sát và báo cáo công tác. Hỗ trợ thu thập dữ liệu cho báo cáo hoạt động hàng tháng, quý năm cho Điều phối dự án/Cán bộ dự án (tiếng Việt và tiếng Anh) theo phân công.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Viện.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN:
Yêu cầu kinh nghiệm: 1 năm
Yêu cầu bằng cấp/kiến thức: Đại học/Cao học
Yêu cầu khác:

Kiến thức:

Có kiến thức về quản trị hành chính, tài chính;
Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường;
Có kiến thức về lĩnh vực dự án, các kiến thức liên quan đến người khuyết tật.

Kỹ năng:

Giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, lập kế hoạch, phối hợp và kết nối trong công việc.
Trình độ Tiếng Anh tương đương 650 - 700 TOIEC.
Kỹ năng quản trị văn phòng, quản lý và lưu trữ hồ sơ.
Kỹ năng đàm phán, thuyết phục, xử lý tình huống và ra quyết định.
Thành thạo tin học văn phòng (Word, excel,...) và sử dụng các thiết bị văn phòng: máy photo, máy in, điện thoại...
Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong các dự án nước ngoài/ phi chính phủ hoặc dự án làm việc với người khuyết tật.
Khả năng đáp ứng và chịu được áp lực của nhiều loại hình công việc.
Tinh thần làm việc tự giác, nhiệt tình và có kỷ luật.

III. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN: Hồ sơ ứng tuyển bao gồm:

Sơ yếu lý lịch – CV (tiếng Việt hoặc tiếng Anh);
CMND/CCCD; Các văn bằng liên quan (file scan hoặc bản chụp chất lượng tốt, rõ ràng);
Ảnh chụp chân dung trong vòng 6 tháng gần nhất.

Hồ sơ gửi qua emai hr@acdc.org.vn. Tiêu đề ghi rõ “112024_Vị trí ứng tuyển_Họ và tên ứng viên” (VD: 112024_Trợ lý Hành chính - Mua sắm_Trần Văn A). Hạn nộp hồ sơ: 08/12/2024 Thông tin chi tiết xem TẠI ĐÂY