Accountant/Financial Officer

[English]

Accountant/Financial Officer

Hours: Fulltime Location: Hanoi Salary: Negotiable
Contract length: Starting time: Reporting to:
1 year, extendable As soon as possible Director
     

 

Alinea International Canada provides management and technical expertise to developing and transitional country partners on projects that promote sustainable growth and meaningful opportunities for people to improve their lives. Over the past 30 years, Alinea has managed and implemented more than 350 projects and assignments in dozens of countries worldwide.

 

Alinea is currently recruiting an Accountant/Financial Officer for the Safe Food for Growth project (SAFEGRO). The objective of the project is to improve the performance of national and sub-national governments in enforcing food safety regulations; to increase competitiveness of Vietnamese agri-food products domestically and internationally; and to increase consumer demand for safe agri-food in Vietnam. The project will operate across the agri-food value chain by engaging and building the capacity of three main target groups: the public sector (enabling environment), the private sector (supply side), and the consumer (demand side).

 

In partnership with the University of Guelph (Canada), Alinea International works with national and regional governments to enforce food safety regulations, private sector suppliers to increase the competitiveness of Vietnamese food products domestically and internationally, and consumers to improve demand for safe food in Vietnam. Key partners on this project include The Ministry of Agriculture Rural Development (MARD), the Ministry of Industry and Trade (MOIT), the Ministry of Health (MOH), the Canadian Food Inspection Agency and other Vietnamese Academic Institutes.

 

The Accountant/Financial Officer will be based full-time in Vietnam, and will be responsible for the day-to-day financial management and accounting tasks of the project.

 

Requirements

Financial and accounting tasks of the SAFEGRO

  • Support the Director to prepare and submit to the GAC/HQ of Alinea International, Annual Work-plans outlining the expenditures related to Flow-through funds including procurement, training and other project office -related expenses;
  • Work closely with the Finance Officer and Project Coordinator based in Canada to prepare monthly progress claims, quarterly requests for cash advances based on annual work-plan;
  • Track advances, receivables in accordance with Alinea policies and notify staffs/consultants of outstanding balances;
  • Handle bank transfers and coordinate with the bank on banking related issues;
  • Track the records of sub-agreements, subcontracts, consultants, work orders, purchase orders, training/ workshop /meeting payments, keep tracking system up-to-date and ensure timely payment as well as avoid double payments
  • Assist with financial monitoring of sub-recipients expenditures, expense claims; including reviewing financial supporting documents and receipts, financial reports and conducting site visits;
  • Provide logistic support for project activities as needed;
  • Set up tracking system and track expenses related to implementing activities for the reporting quarter;
  • Monitor the day to day financial operations of the SAFEGRO’s activities related to Flow – through Funds and manage day to day book keeping including financial approvals, forecasts, controls and reporting actual expenditures of funds received, manage expense claims, manage accounts receivable and payable with other institutions and companies, liaise with the bank for all banking transactions;
  • Administer staff payroll including payment of personal income taxes (PIT) to the Tax Authority;
  • Develop contracts and prepare payments for short term contracted consultants and maintain good electronic and hardcopy records of all payments;
  • Maintain records in accordance with financial audit requirements by Alinea and external auditors, and
  • Other tasks as assigned

Financial Management

  • Support the SAFEGRO Management Team to develop annual work-plans including budgets and ensure coordination with the work-plans and budgets of Project Office and other counterparts;
  • Track and manage revenues and expenditures from activities according to Annual Work – plan;
  • Claim VAT refund with GoV authority; financial planning and reporting as requested;
  • Provide advice to Director on achieving sustainability of the SAFEGRO;
  • Prepare financial statements and reports, including compiling all financial data and summarizing expenditures;
  • Conduct financial operation and manage day to day book keeping including financial approvals, controls and reporting actual expenditures of funds received, manage expense claims, manage accounts receivable and payable with other institutions and companies, liaise with the bank for all banking transactions;
  • Prepare annual Financial Statements including Balance Sheet and Cash Flow Statements;
  • Ensure that appropriate checks and balances are in place to comply with fiduciary requirements and prevent corruption; and
  • Facilitate the external auditing and provide responses to Auditors as required.

 

Qualifications and experiences

  • A Bachelor’s Degree in Finance, Accounting, Business Administration or similar field;
  • A Certificate of Chief of Accountant or equivalent;
  • Minimum of 5 years’ experience in an office environment, preferably working with donor projects and in particular with GAC/DFATD;
  • Demonstrated understanding of Vietnamese financial reporting systems including mandatory employee and employer deductions (medical etc.), taxes, tax submission (PIT), employee certificates at year end, leave and submission requirements and deadlines;
  • High level computer skills, using the Microsoft office suite (Word, Excel, and Power Point);
  • Proven interpersonal skills and ability to work effectively in a team under high pressure
  • Good problem solving and time management skills
  • Excellent Vietnamese and good English

 

Compensation

Alinea offers competitive salaries and an excellent benefits package. Salary will be commensurate with qualifications and experience.

For those who are interested in applying for the Accountant/Financial Officer position, please send your application (letter of interest and CV with details on qualifications and experiences) with at least 3 referees by email to SAFEGRO-recruitment@alineainternational.com. Please include the job title in your email subject line.

Application form: Only via email

Deadline: 17h00 on 23/10/2020

Interview announcement: Via email only to selected candidate, maximum 15 working days after the deadline of application.

— ⭑ —

We welcome all applications, regardless of ethnicity, age, gender, sexual orientation, gender identity and expression; candidates that are belong to underrepresented groups are strongly encouraged to apply. The recruitment process is based on fair standards.


[Vietnamese]

Kế toán/cán bộ tài chính

Hình thức: Toàn thời gian Địa điểm: Hà Nội Lương: Thỏa thuận
Hợp đồng: Thời gian bắt đầu: Chịu trách nhiệm và báo cáo:
1 năm, có thể gia hạn Càng sớm càng tốt Giám đốc dự án

 

Công ty tư vấn quốc tế Alinea International Canada cung cấp chuyên môn trong quản lý và kỹ thuật cho các đối tác quốc gia đang phát triển và chuyển đổi về các dự án thúc đẩy tăng trưởng bền vững cũng như tạo các cơ hội có ý nghĩa để mọi người cải thiện cuộc sống của họ. Trong hơn 30 năm qua, Alinea đã quản lý và thực hiện hơn 350 dự án và nhiệm vụ tại hàng chục quốc gia trên toàn thế giới.

 

Alinea International tuyển dụng nhân viên kế toán/cán bộ tài chính cho dự án An Toàn Thực Phẩm Vì Sự Phát Triển (SAFEGRO). Mục tiêu của dự án là nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền trung ương và địa phương trong việc thực thi các quy định về an toàn thực phẩm; tăng sức cạnh tranh của hàng nông sản Việt Nam ở trong nước và quốc tế; và tăng nhu cầu của người tiêu dùng đối với thực phẩm nông sản an toàn tại Việt Nam. Dự án sẽ hoạt động trên toàn bộ chuỗi giá trị nông sản thực phẩm bằng cách thu hút và nâng cao năng lực của ba nhóm đối tượng chính: khu vực công (tạo môi trường thuận lợi), khu vực tư nhân (bên cung) và người tiêu dùng (bên cầu).

 

Cùng hợp tác với Trường Đại học Guelph (Canada), Alinea International làm việc với các cơ quan chính quyền ở trung ương và địa phương tăng cường thực thi luật pháp về ATTP, làm việc với các nhà cung cấp, kinh doanh để nâng cao tính cạnh tranh của các nông sản thực phẩm ở trong nước và quốc tế, và làm việc với người tiêu dùng để đẩy mạnh nhu cầu về thực phẩm an toàn ở Việt Nam. Các đối tác chính của dự án này là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Bộ NN&PTNT), Bộ Công Thương (Bộ CT), Bộ Y tế, Cơ quan thanh tra thực phẩm Canada (CFIA), và các học viện, viện nghiên cứu của Việt Nam.

 

Vị trí kế toán/cán bộ tài chính hỗ trợ dự án SAFEGRO sẽ làm việc toàn thời gian, chịu trách nhiệm quản lý tài chính và kế toán dự án.

 

Trách nhiệm cụ thể

Các nhiệm vụ tài chính kế toán thường xuyên của dự án

  • Hỗ trợ giám đốc chuẩn bị và trình lên Bộ Các vấn đề toàn cầu Canada (GAC), HQ công ty Alinea International, dự toán chi tiêu hàng năm cho hoạt động dự án dự án, bao gồm cả việc mua sắm, đào tạo, và các khoản chi thường xuyên cho vận hành văn phòng dự án;
  • Đầu mối làm việc thường xuyên với Cán bộ tài chính, Điều phối viên dự án ở Canada để chuẩn bị các Yêu cầu tạm ứng tiền mặt hàng quý dựa trên kế hoạch hoạt động năm;
  • Theo dõi tạm ứng, các khoản thu chi theo chính sách tài chính của Alinea và thong báo cho nhân viên/tư vấn về các khoản dư;
  • Xử lý các giao dịch chuyển khoản và phối hợp làm việc với ngân hàng về các khoản liên quan tới ngân hàng;
  • Theo dõi hồ sơ các thoả thuận, các hợp đồng phụ, tư vấn, đơn đặt hang, thanh toán các khoản chi đào tạo/hội thảo/hội họp, cập nhật hệ thống theo dõi và đảm bảo thanh toán đúng hạn và tránh chi trùng lặp
  • Hỗ trợ giám sát tài chính đối với các khoản chi tiêu của hợp đồng phụ, các yêu cầu thanh toán; bao gồm việc xem xét các tài liệu hỗ trợ lien quan tài chính và biên lai, báo cáo tài chính và thực hiện các chuyến công tác thực địa
  • Cung cấp hỗ trợ hậu cần cho các hoạt động của dự án khi cần thiết;
  • Thiết lập hệ thống theo dõi và theo dõi chi tiêu lien quan đến thực hiện hoạt động dự án để phục vụ báo cáo quý
  • Giám sát hàng ngày vận hành tài chính của các hoạt động dự án SAFEGRO và quản lý hệ thống sổ sách hàng ngày bao gồm cả xét duyệt tài chính, dự toán, kiểm soát và báo cáo chi tiêu cho vốn đã nhận, quản lý chi phí đề xuất, quản lý các khoản phải thu và phải trả đối với các tổ chức, công ty khác, liên lạc với ngân hàng để chuyển khoản;
  • Quản trị chi lương cho nhân viên, chuyên gia dự án bao gồm cả chi thuế thu nhập cá nhân (PIT) với cơ quan thuế chức năng;
  • Chuẩn bị hợp đồng và chuẩn bị thủ tục thanh toán cho tư vấn ngắn hạn và duy trì tốt hệ thống lưu trữ điện tử và chứng từ giấy cho tất cả các khoản chi;
  • Duy trì lưu trữ hồ sơ theo quy định kiểm toán của công ty và kiểm toán độc lập; và
  • Các nhiệm vụ liên quan theo yêu cầu của GĐ;

Quản lý tài chính

  • Hỗ trợ Ban quản lý dự án SAFEGRO xây dựng Kế hoạch hoạt động năm bao gồm ngân sách và bảo đảm điều phối với kế hoạch hoạt động và ngân sách của Văn phòng dự án và các đối tác;
  • Theo dõi và quản lý thu chi của các hoạt động theo Kế hoạch hoạt động năm;
  • Thực hiện công tác hoàn thuế VAT với các cơ quan hữu quan của chính phủ, lập kế hoạch tài chính và báo cáo theo yêu cầu;
  • Hỗ trợ tư vấn cho Giám đốc nhằm đạt được bền vững cho dự án SAFEGRO;
  • Chuẩn bị báo cáo, công bố tài chính bao gồm cả dữ liệu tài chính và tổng hợp chi phí;
  • Thực hiện vận hành tài chính và quản lý hàng ngày sổ sách tài chính bao gồm các xét duyệt tài chính, giám sát và báo cáo chi phí thực trên cở sở vốn đã nhận, quản lý chi phí đề xuất, quản lý các khoản phải thu, phải trả với các tổ chức, công ty khác, liên hệ với ngân hàng để chuyển khoản;
  • Chuẩn bị báo cáo tài chính năm bao gồm cả Bảng cân đối và Báo cáo dòng tiền;
  • Đảm bảo kiểm tra và số dư sẵn sàng tuân thủ các yêu cầu về ủy thác tài chính và ngăn ngừa tham nhũng; và
  • Hỗ trợ công tác kiểm toán độc lập cho dự án và cung cấp các phản hồi cho bên kiểm toán theo yêu cầu.

 

Yêu cầu

  • Bằng cử nhân về tài chính, kế toán, quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực tương tự;
  • Có chứng chỉ Kế toán trưởng hoặc tương đương;
  • Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong môi trường văn phòng, ưu tiên làm việc với các dự án của các nhà tài trợ phát triển và đặc biệt là dự án của GAC/DFATD;
  • Có hiểu biết về hệ thống báo cáo tài chính kế toán Việt Nam, bao gồm các khoản khấu trừ bắt buộc của người lao động (y tế..), thuế, nộp thuế (Thu nhập cá nhân), khen thưởng nhân viên cuối năm, nghỉ phép, các yêu cầu và hạn nộp;
  • Có kỹ năng máy tính tốt, sử dụng bộ Microsoft office (Words, Excel, và Power Point);
  • Có kỹ năng giao tiếp hài hoà và khả năng làm việc nhóm hiệu quả dưới áp lực cao
  • Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian tố
  • Kỹ năng tiếng Việt và tiếng Anh thông thạo

Mức lương

Alinea cung cấp mức lương cạnh tranh và một gói phúc lợi tuyệt vời. Mức lương sẽ tương xứng với trình độ và kinh nghiệm của ứng viên.

Ứng viên quan tâm đến việc ứng tuyển vào vị trí kế toán/cán bộ tài chính dự án, vui lòng gửi hồ sơ (thư quan tâm và CV kèm theo thông tin chi tiết về trình độ và kinh nghiệm) với ít nhất 3 người giới thiệu qua email đến SAFEGRO-recruitment@alineainternational.com. Vui lòng bao gồm chức danh công việc trong dòng tiêu đề email của bạn.

 

Hình thức ứng tuyển: Chỉ qua email

Hạn cuối: 17h00 ngày 23/10/2020

Thông báo phỏng vấn: qua email cho ứng viên được chọn, tối đa 15 ngày làm việc sau khi hết hạn nộp hồ sơ.

— ⭑ —

Chúng tôi chào đón mọi hồ sơ, không phân biệt dân tộc, tuổi tác, giới tính, xu hướng tính dục, bản dạng và thể hiện giới; Các ứng cử viên thuộc các nhóm thiếu sự hiện diện được khuyến khích nộp hồ sơ. Tuyển dụng được dựa vào những tiêu chuẩn công bằng

Recent Job

M&E and Program Officer

Hà Nội
Deadline: 15/12/2020

Communication Officier

Jakarta, Indonesia
Deadline: 25/11/2020

M&E Consultant

Hanoi, Vietnam
Deadline: 02/12/2020

M&E and Program Officer

Hanoi or Hai Phong
Deadline: 15/12/2020

Marketing Intern

Poland, Poznań
Deadline: 29/11/2020

Project Assistant Intern

Hồ Chí Minh
Deadline: 07/12/2020

Project Finance Manager

Hanoi
Deadline: 06/12/2020

Receptionist (WWF)

Hanoi
Deadline: 29/11/2020

Community Programs Manager

Hanoi or Hai Phong
Deadline: 15/12/2020

Intern for Teacher Programme

Bangkok, Thailand
Deadline: 30/11/2020

Associate Project Officer For Education

Geneva, Switzerland
Deadline: 25/11/2020

Senior Adviser - Public Division

United States
Deadline: 30/11/2020

Individual Consultancy

Hà Nội
Deadline: 29/11/2020

Administrator

Hanoi, Vietnam
Deadline: 07/12/2020