Trợ Lý Hành Chính – Mua Sắm

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Công việc hành chính:

• Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến Bộ phận/Phòng/Ban được yêu cầu trong trường hợp cần thiết.
• Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách đến văn phòng. Tiếp đón, hỗ trợ khách, đối tác tới tổ chức.
• Chuẩn bị phòng họp và in ấn, photo tài liệu trước mỗi cuộc họp hoặc trong các trường hợp cần thiết.
• Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy tổ chức. Hỗ trợ nhân viên tổ chức hoàn thiện các thủ tục hành chính.
• Quản lý và điều phối các trang thiết bị văn phòng.
• Quản lý cơ sở dữ liệu đối tác, nhà tài trợ, các cơ quan nhà nước thường xuyên làm việc,...
• Theo dõi và quản lý các tài liệu, sách báo, thư tín, tài sản và trang thiết bị của tổ chức.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Viện.

Công việc mua sắm:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các bộ phận, phòng ban trong tổ chức cũng như với các nhà cung cấp.
• Đánh giá chất lượng sản phẩm và năng lực nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của từng dự án hoặc tổ chức.
• Soạn thảo các đề xuất, yêu cầu báo giá và đàm phán các điều khoản và điều kiện mua hàng với nhà cung cấp.
• Soạn thảo, trình duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.
• Giám sát hoạt động của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
• Kiểm tra, đánh giá chất lượng các mặt hàng đã mua và giải quyết các sản phẩm không đạt yêu cầu.
• Lập các báo cáo và quản lý hồ sơ mua sắm đầy đủ, khoa học.
• Tuân thủ các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn về hoạt động mua hàng của dự án, tổ chức.

YÊU CẦU:

Bằng cấp: Đại học/Cao học

Kiến thức:

• Có kiến thức về quản trị hành chính, tài chính;
• Có kiến thức sâu rộng về hàng hóa và giá cả thị trường;
• Có kiến thức về lĩnh vực dự án, các kiến thức liên quan đến người khuyết tật.

Kỹ năng:

• Giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, lập kế hoạch, phối hợp và kết nối trong công việc.
• Trình độ Tiếng Anh tương đương 650 - 700 TOIEC.
• Kỹ năng quản trị văn phòng, quản lý và lưu trữ hồ sơ.
• Kỹ năng đàm phán, thuyết phục, xử lý tình huống và ra quyết định.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, excel,…) và sử dụng các thiết bị văn phòng: máy photo, máy in, điện thoại…
• Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc trong các dự án nước ngoài/ phi chính phủ hoặc dự án làm việc với người khuyết tật.
• Khả năng đáp ứng và chịu được áp lực của nhiều loại hình công việc.
• Tinh thần làm việc tự giác, nhiệt tình và có kỷ luật.

HỒ SƠ BAO GỒM:

• Sơ yếu lý lịch – CV (tiếng Việt hoặc tiếng Anh);
• CMND/CCCD; Các văn bằng liên quan (file scan hoặc bản chụp chất lượng tốt, rõ ràng);
• Ảnh chụp chân dung trong vòng 6 tháng gần nhất.

HÌNH THỨC NỘP HỒ SƠ: Hồ sơ gửi qua emai hr@acdc.org.vn. Tiêu đề ghi rõ “04.2022_Vị trí ứng tuyển_Họ và tên ứng viên” (VD: 04/2022_Trợ lý Hành chính - Mua sắm_Trần Văn A).

LƯU Ý:

• ACDC sẽ chỉ liên hệ với các ứng viên có hồ sơ phù hợp.
• ACDC chỉ nhận hồ sơ ứng tuyển qua email. Các chứng chỉ, văn bằng xin vui lòng gửi bản scan. Chúng tôi chỉ nhận bản in hồ sơ gốc hoặc bản công chứng sau quá trình tuyển dụng.
• ACDC tạo cơ hội bình đẳng cho tất cả mọi người, chúng tôi hoan nghênh các ứng viên đủ điều kiện, không phân biệt tuổi tác, khuyết tật, chủng tộc, tôn giáo, giới tính, v.v.. Quy trình tuyển dụng của ACDC tuân thủ các cam kết trong chính sách về bảo vệ trẻ em, người khuyết tật, phụ nữ,... của tổ chức.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Ms. Nguyễn Thị Ánh Ngọc - Cán bộ HCNS
• Viện Nghiên cứu phát triển cộng đồng  (ACDC), P903, Tòa nhà Dream Center Home,11A, ngõ  282 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội.
• Điện thoại: 024 6675 3946 - Email: hr@acdc.org.vn

• Việc làm tại các tổ chức phi chính phủ - NGO Recruitment

• Website: https://ngorecruitment.org/
• Instagram: https://www.instagram.com/ngorecruitment_vn
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ngorecruitment
• Group: https://www.facebook.com/groups/VieclamPhichinhphu
• Youtube: http://bit.ly/Youtube_NGORecruitment