Admin Officer

[English]

Admin Officer

Hours: Fulltime Location: Hanoi Salary: Negotiable
Contract length: Starting time: Reporting to:
1 year, extendable As soon as possible Director

 

Alinea International Canada provides management and technical expertise to developing and transitional country partners on projects that promote sustainable growth and meaningful opportunities for people to improve their lives. Over the past 30 years, Alinea has managed and implemented more than 350 projects and assignments in dozens of countries worldwide.

 

Alinea is currently recruiting an Admin Officer for the Safe Food for Growth project (SAFEGRO). The objective of the project is to improve the performance of national and sub-national governments in enforcing food safety regulations; to increase competitiveness of Vietnamese agri-food products domestically and internationally; and to increase consumer demand for safe agri-food in Vietnam. The project will operate across the agri-food value chain by engaging and building the capacity of three main target groups: the public sector (enabling environment), the private sector (supply side), and the consumer (demand side).

 

In partnership with the University of Guelph (Canada), Alinea International works with national and regional governments to enforce food safety regulations, private sector suppliers to increase the competitiveness of Vietnamese food products domestically and internationally, and consumers to improve demand for safe food in Vietnam. Key partners on this project include The Ministry of Agriculture Rural Development (MARD), the Ministry of Industry and Trade (MOIT), the Ministry of Health (MOH), the Canadian Food Inspection Agency, Global Food Safety Initiative and other Vietnamese Academic Institutes.

 

Job Summary:

 

The Admin Officer is responsible for the efficient working of the SAFEGRO project office based in Hanoi by ensuring the policies, processes and issues are handled in accordance with SAFEGRO’s Manuals/Policies and current Vietnamese Laws and regulations; and is responsible for the organization and coordination of office operations, procedures and resources to effectively support the smooth operation of all organizational activities.

 

The Admin Officer should possess excellent organizational skills, personnel management skills, strong negotiation and communication skills, and be familiar with working in a development sector working environment. The Admin Officer will be responsible for the following key activities:

 

Responsibilities:

Human Resources Management

  • Is in charge of organizing the recruitment process for staff, international volunteers and interns, ranging from development of job profile, advertisement, screening, arranging interviews, preparing writing test and interview sheet, acting as a member of recruitment panel, interview reporting, reference checks, job offer, issuing contracts;
  • Conducts effective induction/orientation for new staff, international volunteers and interns;
  • Maintains updated records of staff information such as contracts, personal profile, performance review, timesheets, contract amendments and employee exit package;
  • Leads the process of updating the Manuals/Policies of organization;
  • Prepares periodical HR Management report to be submitted to PD;
  • Is in charge of dealing with all issues concerning Social and Health Insurance; Providing advice to staff and managers on HR issues and actively resolving the issues concerning employee relations;
  • Provides administrative support for international consultants, staff and volunteers;

 

Administration Management

  • Conducts administrative tasks on daily basis to ensure office running smoothly;
  • Takes note for meeting minutes (both in English and Vietnamese)
  • Is in charge of organizing events of SAFEGRO (Partner meeting, workshops, trainings, conferences, study tours, staff outing, staff retreat, etc.);
  • Prepares the correspondence/letters/reports (both in English and Vietnamese) to relevant authorities, donors, partners and other stakeholders as required;
  • Monitors/ supervises the supporting staff, such as IT staff, Office Cleaner;
  • Support the Project Director in making appointments and organizing meetings, arranging travel, supporting visa and other required documents, taking notes, filing necessary documents and generally being a resource for program leadership;
  • Oversee employee leave, office working hours and track timecards;
  • Arrange for visas for foreigners coming to Vietnam for project business including international experts and Alinea International technical assistance (TA) staff;
  • Coordinate local logistics for international experts and TA;
  • Oversee office document storage, including hard copies of materials and reports, and electronic files;
  • Liaise with Project Coordinator in Canada to ensure smooth communication, network and supporting systems;
  • Ensure all conference rooms and workstations have fully functioning telecommunications;
  • Coordinate translation and interpretation needs of the project;
  • Orient new staff on SAFEGRO administrative policies, procedures and practice;
  • Oversee office safety, security and emergency, serve as primary administrative liaison with Alinea in Canada; and

Procurement

  • Oversees office equipment and inventory tracking and is in charge of procurement process in the office;
  • Diligent oversight of SAFEGRO procurement process to ensure it meets GAC fiduciary requirements, the legal requirements for Vietnam and review of external auditors;
  • Manage relationship with building management; arrange for office improvements, outfitting and moving as necessary, décor and equipment upgrades. Oversee office and storage lease;
  • Oversee selection of local vendors, develop and maintain contracts with the vendors; and
  • Oversee procurement of office supplies and equipment in compliance with SAFEGRO policy and procedure;
  • Prepare equipment and materials handover documentation for end-of-project handover.

 

Qualification Requirements:

  • Bachelor degree or higher in Human Resources, Business/Administration Management or other relevant subjects;
  • At least three to five years of professional experience in human resource management, office management are required;
  • Proficient in writing correspondences/documents in both English and Vietnamese;
  • Good knowledge of Vietnamese laws on labor, social & health insurance and other relevant applicable laws, codes and regulations;
  • Good organizational and time-management skills in order to multi-task and meet deadlines;
  • Ability to work independently, prioritize tasks and to take initiative, as well as ability to work in a team and under pressure;
  • Strong communication and problem-solving skills;
  • Detail-oriented with excellent interpersonal skills and drive for results;
  • Experience supporting a senior manager and interacting with donors and partners, and reporting to external audiences; and
  • Strong computer skills (Microsoft word, Excel, power point and other basic applications). Compensation

 

Alinea offers competitive salaries and an excellent benefits package. Salary will be commensurate with qualifications and experience.

For those who are interested in applying for the Admin officer position, please send your application (letter of interest and CV with details on qualifications and experiences) with at least 3 referees by email to SAFEGRO-recruitment@alineainternational.com. Please include the job title in your email subject line.

Application form: Only via email

Deadline: 17h00 on 23/10/2020

Interview announcement: Via email only to selected candidate, maximum 15 working days after the deadline of application.

— ⭑ —

We welcome all applications, regardless of ethnicity, age, gender, sexual orientation, gender identity and expression; candidates that are belong to underrepresented groups are strongly encouraged to apply. The recruitment process is based on fair standards.


[Vietnamese]

Cán bộ hành chính dự án

Hình thức: Toàn thời gian Địa điểm: Hà Nội Lương: Thỏa thuận
Hợp đồng: Thời gian bắt đầu: Chịu trách nhiệm và báo cáo:
1 năm, có thể gia hạn Càng sớm càng tốt Giám đốc dự án

 

Công ty tư vấn quốc tế Alinea International Canada cung cấp chuyên môn trong quản lý và kỹ thuật cho các đối tác quốc gia đang phát triển và chuyển đổi về các dự án thúc đẩy tăng trưởng bền vững cũng như tạo các cơ hội có ý nghĩa để mọi người cải thiện cuộc sống của họ. Trong hơn 30 năm qua, Alinea đã quản lý và thực hiện hơn 350 dự án và nhiệm vụ tại hàng chục quốc gia trên toàn thế giới.

 

Alinea International tuyển dụng vị trí cán bộ hành chính cho dự án An Toàn Thực Phẩm Vì Sự Phát Triển (SAFEGRO). Mục tiêu của dự án là nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền trung ương và địa phương trong việc thực thi các quy định về an toàn thực phẩm; tăng sức cạnh tranh của hàng nông sản Việt Nam ở trong nước và quốc tế; và tăng nhu cầu của người tiêu dùng đối với thực phẩm nông sản an toàn tại Việt Nam. Dự án sẽ hoạt động trên toàn bộ chuỗi giá trị nông sản thực phẩm bằng cách thu hút và nâng cao năng lực của ba nhóm đối tượng chính: khu vực công (tạo môi trường thuận lợi), khu vực tư nhân (bên cung) và người tiêu dùng (bên cầu).

 

Cùng hợp tác với Trường Đại học Guelph (Canada), Alinea International làm việc với các cơ quan chính quyền ở trung ương và địa phương tăng cường thực thi luật pháp về ATTP, làm việc với các nhà cung cấp, kinh doanh để nâng cao tính cạnh tranh của các nông sản thực phẩm ở trong nước và quốc tế, và làm việc với người tiêu dùng để đẩy mạnh nhu cầu về thực phẩm an toàn ở Việt Nam. Các đối tác chính của dự án này là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Bộ NN&PTNT), Bộ Công Thương (Bộ CT), Bộ Y tế, Cơ quan thanh tra thực phẩm Canada (CFIA), và các học viện, viện nghiên cứu của Việt Nam.

 

Tóm tắt công việc:

 

Cán bộ hành chính chịu trách nhiệm vận hành hiệu quả Văn phòng dự án SAFEGRO tại Hà Nội thông qua việc bảo đảm các chính sách, quy trình và các công việc được xử lý phù hợp với các chính sách và hướng dẫn của SAFEGRO và của quy định, luật pháp Việt Nam hiện hành. Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm tổ chức và điều phối các hoạt động của văn phòng, các quy trình và nguồn lực cho việc hỗ trợ hiệu quả việc vận hành trôi chảy tất cả các hoạt động của dự án.

 

Nhân viên hành chính phải thể hiện kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý nhân sự vượt trội, có kỹ năng đàm phám và giao tiếp tốt, quen với môi trường làm việc phát triển.

 

Trách nhiệm chính:

Quản lý nhân sự 

  1. Chịu trách nhiệm tổ chức quá trình tuyển nhân viên, tình nguyện viên quốc tế và học việc, từ việc xây dựng nội dung công việc, quảng cáo, rà soát các ứng viên, tổ chức phỏng vấn, chuẩn bị các bài kiểm tra viết, các bảng phỏng vấn, đóng vai trò thành viên ban tuyển dụng, viết báo cáo phỏng vấn, kiểm tra thông tin xác nhận, đề nghị công việc, chuẩn bị hợp đồng;
  2. Thực hiện việc hướng dẫn/ giới thiệu một cách hiệu quả cho nhân viên mới, tình nguyện vien quốc tế và học việc;
  3. Duy trì hệ thống cập nhật thông tin về nhân viên như hợp đồng, thông tin cá nhân, đánh giá hoàn thành công việc, bảng theo dõi thời gian làm việc, điều chỉnh hợp đồng và các gói cho nhân viên nghỉ việc;
  4. Lãnh đạo quá trình cập nhật các Hướng dẫn/ Chính sách cho cơ quan;
  5. Chuẩn bị báo cáo quản lý nhân sự định kỳ để đệ trình lên Ban Giám đốc;
  6. Chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề liên quan tới Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế; cung cấp các tư vấn cho nhân viên và quản lý về các vấn đề nhân sự và chủ động giải quyết các vấn đề liên quan tới quan hệ nhân viên;
  7. Quản lý và cung cấp hỗ trợ cho người nước ngoài/ tình nguyện viên quốc tế (ví dụ bố trí/gia hạn visa, giấy phép làm việc, nơi ở).

Quản lý hành chính

  1. Thực hiện các nhiệm vụ hành chính hàng ngày để bảo đảm văn phòng vận hành trôi chảy;
  2. Ghi chép lại biên bản cuộc họp (cả tiếng Anh và tiếng Việt);
  3. Có trách nhiệm tổ chức các sự kiện của SAFEGRO (Họp đối tác, hội thảo, tập huấn, hội nghị, tham quan học tập, tham quan thực địa và nghỉ cho nhân viên…).
  4. Cung cấp dịch tài liệu từ tiếng Anh sang tiếng Việt vad ngược lại;
  5. Chuẩn bị các báo cáo/ thư/ phản hồi (cả tiếng Anh và tiếng Việt) cho cơ quan chính quyền liên quan, nhà tài trợ, đối tác và các bên có liên quan khi được yêu cầu;
  6. Giám sát/ theo dõi nhân viên ví dụ cán bộ CNTT, bảo vệ, người nấu ăn/dọn dẹp;
  7. Hỗ trợ Giám đốc dự án, người lãnh đạo chương trình và hoạt động ở Việt Nam, bao gồm lên lịch làm việc, tổ chức cuộc họp, bố trí đi lại, xin visa và yêu cầu tài liệu khác, ghi biên bản, lưu trữ tài liệu cần thiết và luôn là người hỗ trợ cho chương trình.
  8. Theo dõi và điều phối lịch nghỉ phép của nhân viên, giờ làm việc văn phòng và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên;
  9. Thu xếp xin visa cho người nước ngoài tới Việt Nam làm việc cho dự án; bao gồm cả các chuyên gia quốc tế và chuyên gia kỹ thuật của Alinea International;
  10. Điều phối hậu cần cho chuyên gia quốc tế và kỹ thuật;
  11. Giám sát lưu trữ tài liệu của văn phòng, bao gồm cả tài liệu giấy và tài liệu bằng tệp điện tử;
  12. Liên lạc với Điều phối viên Dự án ở Canada để bảo đảm liên lạc, hệ thống hỗ trợ và mạng network thông suốt;
  13. Điều phối nhu cầu về biên phiên dịch phục vụ các hoạt động dự án;
  14. Bảo đảm tất cả phòng họp và máy tính và thiết bị truyền thông ở nơi làm việc vận hành đầy đủ;
  15. Hướng dẫn nhân viên mới về quy định, quy trình và thực hành hành chính của SAFEGRO;
  16. Giám sát an toàn, an ninh, khẩn cấp của văn phòng, phục vụ như là người liên lạc hành chính chính với Alinea International ở Canada; và
  17. Giữ liên lạc với Bộ NN&PTNT, Bộ Y tế, Bộ CT và các cơ quan chính quyền khác để đăng ký văn phòng và báo cáo tới chính quyền các hoạt động của SAFEGRO.

Mua sắm

  1. Giám sát thiết bị và các vật tư văn phòng được theo dõi, chịu trách nhiệm quy trình mua sắm tại văn phòng;
  2. Giám sát chặt chẽ quy trình đấu thầu của dự án SAFEGRO đảm bảo quy trình này đáp ứng các yêu cầu ủy thác của GAC, các yêu cầu pháp lý của Chính phủ Việt Nam và kiểm toán độc lập;
  3. Quản lý mối quan hệ với nơi cho thuê văn phòng, bố trí việc sửa chữa nâng cấp hay chuyển văn phòng nếu cần thiết., bảo đảm trang trí và nâng cấp thiết bị. Giám sát việc cho thuê lại văn phòng và kho;
  4. Giám sát việc chọn lựa nhà cung cấp địa phương, xây dựng và duy trì hợp đồng với nhà cung cấp; và
  5. Giám sát việc mua sắm vật tư và thiết bị văn phòng theo chính sách và quy định của SAFEGRO.
  6. Lập hồ sơ vật tư và trang thiết bị dự án, chuẩn bị báo cáo và hồ sơ bàn giao vật tư trang thiết bị bàn giao cuối dự án.

 

Yêu cầu tối thiểu:

  • Bằng cử nhân/ hoặc cao hơn về chuyên ngành quản lý nhân sự, quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan;
  • Yêu cầu có ít nhất 3 đến 5 năm kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực quản trị nhân sự, quản lý văn phòng;
  • Có kỹ năng viết tài liệu/ báo chí bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt;
  • Có kiến thức về Luật lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của Việt Nam và áp dụng phù hợp luật, quy định, quy chuẩn;
  • Có kỹ năng tốt về tổ chức, quản lý thời gian hỗ trợ việc hoàn thành công việc đa mục tiêu đúng thời hạn;
  • Có khả năng làm việc độc lập, biết ưu tiên, có sáng tạo cũng như có khả năng làm việc nhóm.
  • Có kỹ năng phân tích và đàm phán tốt;
  • Có kỹ năng truyền thông tốt và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn;
  • Chi tiết, có kỹ năng giao tiếp tốt và hướng tới kết quả;
  • Có kinh nghiệm hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc tương tác với nhà tài trợ, các đối tác và truyền tải tới người nghe bên ngoài;
  • Có kỹ năng tốt về máy tính (Microsoft word, Excel, power point và các ứng dụng cơ bản khác);

 

Mức lương

Alinea cung cấp mức lương cạnh tranh và một gói phúc lợi tuyệt vời. Mức lương sẽ tương xứng với trình độ và kinh nghiệm của ứng viên.

Ứng viên quan tâm đến việc ứng tuyển vào vị trí cán bộ hành chính dự án, vui lòng gửi hồ sơ (thư quan tâm và CV kèm theo thông tin chi tiết về trình độ và kinh nghiệm) với ít nhất 3 người giới thiệu qua email đến SAFEGRO-recruitment@alineainternational.com. Vui lòng bao gồm chức danh công việc trong dòng tiêu đề email của bạn.

 

Hình thức ứng tuyển: Chỉ qua email

Hạn cuối: 17h00 ngày 23/10/2020

Thông báo phỏng vấn: qua email cho ứng viên được chọn, tối đa 15 ngày làm việc sau khi hết hạn nộp hồ sơ.

— ⭑ —

Chúng tôi chào đón mọi hồ sơ, không phân biệt dân tộc, tuổi tác, giới tính, xu hướng tính dục, bản dạng và thể hiện giới; Các ứng cử viên thuộc các nhóm thiếu sự hiện diện được khuyến khích nộp hồ sơ. Tuyển dụng được dựa vào những tiêu chuẩn công bằng

Recent Job

Administrative Officer/C&P

Ha Noi
Deadline: 26/10/2020

Cán Bộ Dự Án

Ha Noi
Deadline: 31/10/2020

Cán Bộ Nghiên Cứu Thực Địa

VQG Cúc Phương, Nho Quan, Ninh Bình
Deadline: 20/11/2020

Project Assistant

Ho Chi Minh
Deadline: 25/10/2020

Communications Manager

Ha Noi or Hue
Deadline: 01/11/2020

Local IT Support

Home-based and Ha Noi
Deadline: 23/10/2020

Organisation