Admin & Supply Chain Officer (Save the Children)

Dưới sự giám sát của Điều phối viên Mua sắm, vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện tổng thể nhiệm vụ mua sắm và các nhiệm vụ quản trị tại Văn phòng Hồ Chí Minh, theo yêu cầu của SCI và chính phủ.

Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các hoạt động mua sắm cho tất cả các dự án và hoạt động của văn phòng, đồng thời đảm bảo rằng hàng hóa được mua đáp ứng nhu cầu của dự án đã xác định về chất lượng và thời gian; quản lý kho bao gồm cả TIM.

Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hoặc tư vấn cho nhân viên và khách tại văn phòng Hồ Chí Minh về tất cả các vấn đề liên quan đến hành chính và hậu cần để đảm bảo chất lượng thực hiện các hoạt động của dự án.

Trong trường hợp khẩn cấp nhân đạo nghiêm trọng, người giữ vai trò sẽ phải làm việc ngoài hồ sơ vai trò bình thường và có thể thay đổi giờ làm việc cho phù hợp.

CÁC LĨNH VỰC TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

Chức năng chuỗi cung ứng:

1.       Thực hiện các hoạt động đấu thầu và hỗ trợ xây dựng Kế hoạch đấu thầu

• Rà soát kế hoạch mua sắm dự án; Làm việc chặt chẽ với các nhóm dự án để hoàn thiện và cập nhật chúng;
• Làm việc với Điều phối viên mua sắm trong việc phát triển Kế hoạch mua sắm hợp nhất;
• Thu thập thông tin để tìm hiểu thị trường và chuẩn bị cho công việc mua sắm (hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần).
• Tiến hành tất cả các hoạt động mua sắm cần thiết theo các hướng dẫn mua sắm của SC cũng như các quy tắc và quy định của nhà tài trợ và để đáp ứng nhu cầu về chất lượng và thời gian của chương trình;
• Giám sát chất lượng hàng hóa và dịch vụ do các nhà cung cấp cung cấp và làm việc với họ để đảm bảo chất lượng cao nhất.
• Dự thảo hợp đồng để Điều phối viên mua sắm và hoặc Giám đốc chuỗi cung ứng xem xét
• Tạo và duy trì một hệ thống lưu trữ cho các hoạt động mua sắm liên quan và đảm bảo tính chính xác của cơ sở dữ liệu trên máy vi tính và điền hành chính;
• Hỗ trợ nhóm dự án chuẩn bị Kế hoạch mua sắm cho các đề xuất dự án mới;
• Làm việc với nhóm dự án để đảm bảo tất cả các công việc mua sắm liên quan được thực hiện trước khi kết thúc dự án.
• Hỗ trợ mua sắm khẩn cấp hiệu quả cho các dự án Khu vực phía Nam nếu được yêu cầu.

2.       Đảm bảo vận hành thông suốt hệ thống đấu thầu trực tuyến (ProSave)

• Duy trì hoạt động thông suốt của ProSave và đảm bảo đúng quy trình của mọi yêu cầu mua hàng từ các dự án được phân công trong hệ thống ProSave;
• Mở rộng dữ liệu nhà cung cấp và đảm bảo đăng ký nhà cung cấp trong Mạng lưới Ariba;
• Xác thực thông tin nhà cung cấp mới và tải lên hệ thống ProSave, đồng thời hỗ trợ nhà cung cấp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến dữ liệu;
• Hỗ trợ các dự án được giao với các vấn đề về ProSave;
• Triển khai các buổi đào tạo nhà cung cấp để thu hút các nhà cung cấp vào Mạng lưới Ariba.
• Kịp thời nêu các vấn đề và mối quan tâm với Điều phối viên mua sắm và Giám đốc chuỗi cung ứng.

3.       Đảm bảo quản lý kho và hệ thống TIM hợp lý

• Duy trì hệ thống quản lý kho hiệu quả và TIM với mã hàng tồn kho phù hợp và tiến hành kiểm tra kho thực tế khi được yêu cầu;
• Đảm bảo tất cả các mặt hàng trong kho được quản lý đúng cách theo quy trình của SCI, bao gồm cả việc đối chiếu thường xuyên giữa TIM và Agresso

Tổ chức hành chính và hậu cần:

• Cung cấp việc thực hiện hàng ngày tất cả các hoạt động hậu cần và đảm bảo hoạt động hành chính trôi chảy tại văn phòng Hồ Chí Minh như hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, xử lý vật tư văn phòng, thiết bị, đồ nội thất, giấy phép văn phòng và các hoạt động liên quan khác.
• Đảm bảo kiểm tra thực tế hàng tồn kho thường xuyên đối với tất cả tài sản tại Văn phòng Hồ Chí Minh và tất cả tài sản được quản lý phù hợp theo chính sách của SCI.
• Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt Nội quy văn phòng, Hướng dẫn điều hành đội xe trong việc thuê xe đưa đón nhân viên đi công tác
• Duy trì hệ thống nộp hồ sơ vật lý và điện tử tại Văn phòng Hồ Chí Minh.
• Đảm bảo việc bảo trì, sửa chữa tài sản văn phòng được thực hiện đúng và kịp thời
• Đảm bảo tiền mặt nhỏ của văn phòng Hồ Chí Minh được quản lý và giám sát đúng cách theo chính sách của SCI.
• Triển khai kế hoạch An toàn - An ninh TP.HCM;
• Quản lý các hợp đồng dịch vụ văn phòng bao gồm thuê văn phòng, Điện thoại, Internet, Văn phòng phẩm, thuê xe, khách sạn, vé máy bay, bảo hiểm tài sản của văn phòng, v.v.
• Đảm bảo luôn có sẵn kho cơ bản của đồ dùng văn phòng, bao gồm cả văn phòng phẩm và đồ đựng thức ăn.
• Đảm bảo lưu trữ thích hợp và bảo mật tất cả các mặt hàng, đồng thời theo dõi việc sử dụng tất cả các nguồn cung cấp đó.

Xây dựng năng lực nhân viên và đối tác

• Góp phần phát triển năng lực cho các thành viên nhóm Chuỗi cung ứng (; đào tạo nội bộ cho các thành viên nhóm SC, cố vấn/đào tạo tại chỗ cho các thành viên mới, bạn thân, v.v. ) , thăm hỏi thường xuyên và hỗ trợ từ xa;
• Hỗ trợ các hoạt động mua sắm của đối tác trong việc hợp tác chặt chẽ với nhân viên dự án và nhóm tài chính.
• Tiến hành đào tạo và giới thiệu về các chính sách SCI cho tất cả nhân viên và chủ ngân sách về Sổ tay mua sắm và hướng dẫn liên quan;
• Hỗ trợ năng lực của chủ ngân sách về lập ngân sách và lập kế hoạch mua sắm theo hướng dẫn của SCI.

Cung cấp hỗ trợ cho các thành viên khác trong nhóm

• Cung cấp hỗ trợ cho các nhân viên khác trong nhóm khi được yêu cầu.
• Hỗ trợ nhóm tìm nguồn cung ứng để dẫn đầu quy trình tìm nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ, đồng thời đảm bảo quy trình đấu thầu tuân thủ đầy đủ các chính sách và quy trình của SCI, đồng thời hàng hóa và dịch vụ được mua để đáp ứng nhu cầu dự án đã xác định về chất lượng và thời gian cũng như tối đa hóa hiệu quả chi phí.

Các nhiệm vụ khác

• Tạo điều kiện xử lý dữ liệu và phân tích dữ liệu trong ProSave.
• Linh hoạt và sẵn sàng cho các nhiệm vụ tại hiện trường để được hỗ trợ hoặc giám sát đặc biệt về các vấn đề mua sắm và quản trị nhất định

HÀNH VI (Các giá trị trong thực hành )

Trách nhiệm giải trình:

• tự chịu trách nhiệm về việc đưa ra quyết định, quản lý tài nguyên hiệu quả, đạt được và làm gương cho các giá trị của Save the Children
• giữ cho nhóm và các đối tác chịu trách nhiệm thực hiện trách nhiệm của họ - cho phép họ tự do thực hiện theo cách tốt nhất mà họ thấy phù hợp, cung cấp sự phát triển cần thiết để cải thiện hiệu suất và áp dụng các hậu quả phù hợp khi không đạt được kết quả.

Tham vọng:

• đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng và đầy thách thức cho bản thân và nhóm của họ, chịu trách nhiệm cho sự phát triển cá nhân của chính họ và khuyến khích nhóm của họ làm điều tương tự
• chia sẻ rộng rãi tầm nhìn cá nhân của họ về Save the Children, thu hút và động viên những người khác
• định hướng tương lai, suy nghĩ chiến lược và trên quy mô toàn cầu.

Sự hợp tác:

• xây dựng và duy trì các mối quan hệ hiệu quả, với nhóm, đồng nghiệp, Thành viên và các đối tác bên ngoài và những người ủng hộ
• coi trọng sự đa dạng, coi đó là nguồn sức mạnh cạnh tranh
• dễ gần, biết lắng nghe, dễ nói chuyện.

Sáng tạo:

• phát triển và khuyến khích các giải pháp mới và sáng tạo
• sẵn sàng chấp nhận rủi ro có kỷ luật.

Chính trực:

• trung thực, khuyến khích sự cởi mở và minh bạch; thể hiện mức độ toàn vẹn cao nhất

TRÌNH ĐỘ

• Bằng cử nhân hoặc bằng tốt nghiệp trong lĩnh vực liên quan

KINH NGHIỆM VÀ KỸ NĂNG

• 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực mua sắm và hành chính. Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc với NGO
• Có ý thức tuân thủ nghiêm ngặt, đồng thời có tư duy của một nhà cung cấp dịch vụ.
• Kỹ năng quản lý thời gian tốt, kỹ năng giao tiếp, giao tiếp và làm việc nhóm xuất sắc.
• Tư duy phản biện, giải quyết vấn đề tốt, phán đoán vững chắc với khả năng đưa ra quyết định tốt.
• Kỹ năng nói và viết tiếng Anh tốt.
• Trình độ tin học.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề, đàm phán và thuyết trình tốt.
• Ưu tiên quen thuộc với hệ thống Mua sắm trực tuyến (chẳng hạn như Ariba).
• Hiểu biết về động lực thị trường và phán đoán kinh doanh hợp lý.
• Ý thức về quyền sở hữu và niềm tự hào về hiệu suất của anh ấy / cô ấy và tác động của nó đối với sự thành công của tổ chức.
• Kỹ năng ưu tiên tuyệt vời và khả năng tổ chức và điều phối nhiều hoạt động công việc.
• Khả năng duy trì các hồ sơ và tài liệu chính xác và chuẩn bị các báo cáo, kết luận và khuyến nghị bằng văn bản.
• Khả năng thiết lập các ưu tiên và lập kế hoạch, tổ chức và điều phối nhiều hoạt động công việc.
• Cam kết đã được chứng minh về quyền trẻ em và bình đẳng về cơ hội.
• Khả năng quản lý tiền mặt và lưu giữ hồ sơ thích hợp về các khoản giải ngân tiền mặt và chứng từ tiền mặt nhỏ.

Tổ chức

Chúng tôi tuyển dụng khoảng 25.000 người trên toàn cầu và làm việc tại hơn 100 quốc gia để giúp đỡ trẻ em bị ảnh hưởng bởi khủng hoảng hoặc những trẻ cần được chăm sóc sức khỏe, giáo dục và bảo vệ trẻ em tốt hơn. Chúng tôi cũng vận động và ủng hộ ở cấp cao nhất để thực hiện quyền trẻ em và đảm bảo tiếng nói của các em được lắng nghe. 

Chúng tôi đang nỗ lực hướng tới ba bước đột phá trong cách thế giới đối xử với trẻ em vào năm 2030:

• Không có trẻ em nào chết vì những nguyên nhân có thể phòng ngừa được trước sinh nhật lần thứ 5
• Tất cả trẻ em học từ giáo dục cơ bản chất lượng và rằng,
• Bạo hành trẻ em không còn được dung thứ

Chúng tôi biết rằng những con người tuyệt vời tạo nên một tổ chức tuyệt vời và nhân viên của chúng tôi đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp chúng tôi đạt được tham vọng về trẻ em. Chúng tôi đánh giá cao con người của mình và mang đến một sự nghiệp có ý nghĩa và xứng đáng, cùng với một nơi làm việc hợp tác và toàn diện, nơi tham vọng, sự sáng tạo và tính chính trực được đánh giá cao.

thông tin ứng dụng

Vui lòng đăng ký bằng thư xin việc và CV cập nhật dưới dạng một tài liệu duy nhất và sử dụng định dạng. Ngoài ra, vui lòng bao gồm các chi tiết về thù lao hiện tại và mức lương kỳ vọng của bạn. Một bản sao của hồ sơ vai trò đầy đủ có thể được tìm thấy tại:

Mô Tả Công Việc - Admin & Supply Chain Officer (230000SJ) (taleo.net)

• Địa điểm: Tòa nhà VietBank, 70-72 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội
• Ngày kết thúc: 28 tháng 2 năm 2023

Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào khi đăng ký qua hệ thống của chúng tôi, vui lòng gửi email giải thích những rắc rối của bạn tới vietnam.applicationhelpdesk@savethechildren.org  để quá trình lựa chọn của chúng tôi, bao gồm kiểm tra lý lịch nghiêm ngặt, phản ánh cam kết của chúng tôi trong việc bảo vệ trẻ em khỏi bị lạm dụng.

Tất cả nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ của mình theo chính sách chống quấy rối toàn cầu của chúng ta.

• Việc làm tại các tổ chức phi chính phủ - NGO Recruitment

• Website: https://ngorecruitment.org/
• Instagram: https://www.instagram.com/ngorecruitment_vn
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ngorecruitment
• Group: https://www.facebook.com/groups/VieclamPhichinhphu
• Youtube: http://bit.ly/Youtube_NGORecruitment