ASSISTANT II (Administrative Support)

Tổ chức

Liên minh đa dạng sinh học quốc tế và Trung tâm nông nghiệp nhiệt đới quốc tế (CIAT) cung cấp các giải pháp dựa trên nghiên cứu khai thác đa dạng sinh học nông nghiệp và chuyển đổi bền vững hệ thống lương thực để cải thiện cuộc sống của người dân. Các giải pháp của liên minh giải quyết các cuộc khủng hoảng toàn cầu về suy dinh dưỡng, biến đổi khí hậu, mất đa dạng sinh học và suy thoái môi trường.

Với các mối quan hệ đối tác mới lạ, Liên minh tạo ra bằng chứng và thúc đẩy các đổi mới nhằm chuyển đổi hệ thống thực phẩm và cảnh quan để chúng duy trì hành tinh, thúc đẩy sự thịnh vượng và nuôi dưỡng con người trong cuộc khủng hoảng khí hậu.

Liên minh là một phần của CGIAR, một quan hệ đối tác nghiên cứu toàn cầu vì một tương lai an toàn thực phẩm.

Về vị trí

Chúng tôi đang tìm kiếm một Trợ lý II chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính, hậu cần và vận hành hiệu quả và hiệu quả cho một số chương trình nghiên cứu. Người đương nhiệm sẽ làm việc tại trung tâm Hà Nội, dưới sự giám sát trực tiếp của một hoặc nhiều Cán bộ Quản lý Chương trình (PMO).

trách nhiệm

Đóng vai trò là đầu mối xử lý các yêu cầu của nhân viên nghiên cứu, tuân thủ các chính sách và thủ tục của tổ chức, để góp phần thực hiện dự án một cách hiệu quả:

· Hỗ trợ nhân viên nghiên cứu trong trung tâm trong việc đưa ra các yêu cầu mua hàng hóa và dịch vụ và theo dõi người chịu trách nhiệm thực hiện, liên lạc với nhân viên kế toán về các khoản thanh toán;

· Support and guide colleagues in the process and required documentation for the hiring of research staff including interns, visiting research fellows, and national and international consultants;

· Assist with payment authorizations, travel arrangements (tickets and payment advances), and travel expenses claims;

· Make logistical arrangements for meetings, seminars and conferences, and other events (including invitations, air tickets, hotels, etc.) and relevant follow-up; Prepare non-technical minutes of meetings as required by research staff;

· Support with the development of research contracts (letters of agreement) and invoicing for small grants, as required;

· Carry out other administrative duties as needed.

Requirements

· Technology career or equivalent in administration, industrial engineering, logistics, accounting, political sciences, international relations or related discipline with a minimum of 2 years of relevant experience, preferably in an NGO or international working environment;

· Proficiency in Microsoft Office package (Word, Excel, PowerPoint, Teams and Outlook);

· Advanced command of the English language, both written and spoken;

· Sound knowledge of standard office procedures;

· Strong client orientation and service approach;

· Strong interpersonal, communications, and teamwork skills; courtesy, tact, and the ability to establish and maintain effective working relationships with people from different cultural and national backgrounds;

· Well-developed skills in personal organization, priority setting, problem-solving, and accuracy.

Terms of employment

This is a national scope search and we will offer the selected candidate a national contract according to respective labor law regulations. We offer an initial one (01) year fixed-term contract, subject to a probation period of 02 months with renewal according to performance and availability of funds. This position is graded at level BG5 in a scale of 14 levels, BG14 being the highest level. The Alliance of Bioversity International and CIAT offers a multicultural and academic research environment, with competitive salaries and excellent benefits. We are an equal opportunity employer, and strive for gender, diversity, and inclusion in our staff, without regard to race, color, religion, gender, gender identity, sexual orientation, national origin, ethnicity, age, disability, marital status, or any other characteristic.

Applications

To be considered for this position, please send an email to HR Unit: T.ToMai@cgiar.org (Ms. To Mai Trang), cc M.Raju@cgiar.org (Ms. Monissa Raju) with the subject line “Application: Assistant II – Your full name”. In your email, please include:

1) A cover letter illustrating your motivation to apply and suitability for the above position against the listed qualifications and work responsibilities;

2) A detailed curriculum vitae, including the names and email addresses of three professional referees who are knowledgeable about your skills and professional abilities.

Vị trí này đang cần tuyển gấp và sẽ được tuyển dụng ngay khi tìm được ứng viên phù hợp. Chỉ những ứng viên đủ điều kiện với các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp mới được liên hệ. Chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký càng sớm càng tốt và không muộn hơn ngày 15 tháng 2 năm 2023.

Chúng tôi mời bạn tìm hiểu thêm về chúng tôi tại: https://alliancebioversityciat.org