Community Programs Officer (FIT)

• JOB TITLE:  Community Programs Officer 
• POSITION SUMMARY:
• Vacancies: 02
• Contract type: Local, Fulltime (100% FTE)
• Duration: 1 year (extension to be based on performance and availability of funds)
• Location: Ho Chi Minh
• Travel requirements: Frequent travel for work in HCMC and other provinces in project.

BACKGROUND:

JOB RESPONSIBILITIES:

• Perform assignments under the supervision of the Community Programs Manager. Coordinate with Provincial Lung Hospitals in, HCMC, Long An, Ba Ria-Vung Tau, and local partners to develop operational plans and budgets on a quarterly and annual basis and implement project activities in HCMC, Long An, and Ba Ria – Vung Tau in line with approved project agreements and proposals.
• Participate in and support local partners, directly manage the preparation, design, and implementation of project activities; including work plan, materials (program, terms of reference, training/seminar materials and communication materials, etc.), and preparation of training support equipment.
• Participate in the training on capacity building, community engagement, education on tuberculosis, treatment counseling, and community network connectivity. Engage in guiding community collaborators on the use of ACIS (Access to Care Information System)
• Liaise with local TB officers/collaborators, do regular field visit activities, and increase work outputs to meet grant targets and deliverables.
• Actively coordinate contact investigations and screening of household and community contacts and suggest optimal solutions for project activities and effectiveness.
• Supervise and promote project activities to ensure project progress, productivity, and quality.
• Participate in meetings with local TB health workers and District TB Units in the project areas. To be community-based, work closely with local partners to explore their abilities and commitment and agree on solutions.
• Organize and implement the community X-ray screening events and post-event reporting, support for latent TB testing and treatment activities, as needed.
• Troubleshoot issues with project implementation and report to the Community Program Manager to find proper solutions.
• Synthetize and draft reports of Project activities, and collect documentation and photos to meet donor requirements for narrative and financial reporting.
• Follow up, manage, and verify the field data reports to ensure data quality and meet the progress in the activity targets. Ensure comprehensive data capture of project activities in ACIS and support the aggregation of project data for transfer to the M&E team.
• Contribute to the cohesion and development of the team, proactively identifying ways to increase engagement and capacities of the team.
• Be responsible for administration and accounting work (distribution of performance-based incentives) and logistics tasks in organizing conferences, training, and other activities of the projects.
• Assist in the procurement and management of project materials and equipment
• Draft and track official letters, contracts, and correspondences of the project.
• Maintain positive partnerships, respect partners and support colleagues.
• Other activities requested by IRD VN‘s Management.

QUALIFICATIONS:

• Bachelor’s degree in a field related to health, epidemiology, development, or similar fields is required
• Experience in working in non-profit organizations, preferably for health-related programs/projects
• Experience effectively engaging with government health entities
• Experience engaging with community healthcare workers
• Strong organizational and work prioritization skills, attention to detail
• Strong verbal and written communication skills
• Able to work under high pressure and within a limited time frame
• Good attitude, proactive at work, self-motivated, and ability to work well individually as well as in teams
• Proficiency in Microsoft Office software
• Fluency in Vietnamese is required
• Some knowledge of English is preferred, but not required
• Be willing to travel

APPLICATIONS SHOULD INCLUDE:

• A cover letter
• A detailed Curriculum Vitae
• At least two employment references (Name, Phone Number, Email Address)
• All applicants are requested to highlight their experience managing and motivating teams of people either in their CV, and cover letter.

SUBMIT AN APPLICATION:

• By e-mail to hr@ird.vn
• Subject: ‘Application for Community Programs Officer in Ho Chi Minh’
• No later than 31 December 2024

TÓM TẮT VỊ TRÍ:

• Số lượng: 02
• Nơi làm việc: Hồ Chí Minh
• Hình thức làm việc: Toàn thời gian (100% fulltime)
• Thời hạn hợp đồng: 1 năm (có thể gia hạn tùy vào chất lượng công việc và nguồn ngân sách của dự án) Yêu cầu công tác: Thường xuyên đi công tác ở địa bàn làm việc

GIỚI THIỆU TỔ CHỨC:

1. Tăng cường phát hiện và điều trị bệnh lao trong các đối tượng chính, như tiếp xúc trong gia đình, trẻ em và bệnh nhân tại các cơ sở y tế tư nhân;
2. Cung cấp hỗ trợ xã hội và các theo dõi tuân thủ điều trị để cải thiện kết quả điều trị lao;
3. Mở rộng các dịch vụ sàng lọc và điều trị nhiễm lao. Chúng tôi hy vọng những nỗ lực này sẽ dẫn đến việc giảm gánh nặng bệnh lao Việt Nam trong trung và dài hạn.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

• Chịu sự phân công, quản lý của cán bộ quản lý chương trình cộng đồng để thực hiện các nhiệm vụ được giao. Phối hợp với bệnh viện Phổi các tỉnh gồm TP. Hồ Chí Minh, Long An và Bà Rịa-Vũng Tàu và các đối tác địa phương để xây dựng kế hoạch và ngân sách hoạt động theo quý/năm, và triển khai hoạt động dự án tại TP. Hồ Chí Minh, Long An và Bà Rịa-Vũng Tàu theo đúng thỏa thuận và đề xuất dự án đã được phê duyệt.
• Tham gia và hỗ trợ đối tác địa phương, trực tiếp quản lý việc chuẩn bị, thiết kế và triển khai hoạt động dự án, bao gồm kế hoạch hoạt động, các tài liệu (về chương trình, điều khoản tham chiếu, tập huấn và truyền thông...) và chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ tập huấn.
• Tham gia đào tạo về xây dựng năng lực, tiếp cận cộng đồng, giáo dục về bệnh lao, tư vấn điều trị và kết nối mạng lưới cộng đồng. Tham gia hướng dẫn về cách sử dụng ACIS cho các thành viên cộng đồng.
• Phối hợp với các cán bộ bệnh viện phổi tỉnh, tổ chống lao quận/huyện, thường xuyên đi đến các cơ sở và thúc đẩy công việc để đáp ứng mục tiêu và kết quả dự án, đảm bảo tiến độ, hiệu quả và chất lượng của dự án
• Chủ động điều phối các hoạt động điều tra tiếp xúc hộ gia đình, sàng lọc cho hộ gia đình và cho người tiếp xúc trong cộng động, đề xuất các giải pháp tối ưu cho các hoạt động và hiệu quả đầu ra của dự án.
• Tham gia các cuộc họp với cán bộ chuyên trách lao địa phương, tổ chống lao quận tại các địa bàn dự án. Làm việc trực tiếp tại cơ sở với đối tác địa phương để hiểu về năng lực, đánh giá mức độ cam kết và thống nhất về các giải pháp
• Tổ chức triển khai các sự kiện chụp X-quang tại cộng đồng và báo cáo sau sự kiện, hỗ trợ hoạt động xét nghiệm và tư vấn điều trị lao tiềm ẩn nếu cần thiết.
• Phát hiện những khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai dự án và báo cáo cho cán bộ quản lý chương trình để tìm ra phương án giải quyết thích hợp
• Tổng hợp và soạn các báo cáo hoạt động hàng tháng, thu thập các giấy tờ, ảnh chụp theo yêu cầu của nhà tài trợ cho các báo cáo tường thuật và báo cáo tài chính
• Theo dõi, quản lý và kiểm tra các báo cáo dữ liệu thực địa nhằm đảm bảo chất lượng dữ liệu và đáp ứng tiến độ theo chỉ tiêu hoạt động. Đảm bảo nắm bắt đầy đủ dữ liệu hoạt động dự án trên ACIS và hỗ trợ tổng hợp dữ liệu dự án và chuyển tiếp đến nhóm M&E.
• Đóng góp tới sự gắn kết và phát triển của nhóm, chủ động tìm cách để tăng cường năng lực và sự gắn kết của các thành viên.
• Đảm nhiệm các công việc hành chính và kế toán (tính thù lao dựa theo kết quả đạt được), công việc hậu cần trong tổ chức hội nghị, tập huấn và các hoạt động khác của dự án
• Hỗ trợ công tác mua sắm và quản lý vật tư, trang thiết bị của dự án
• Soạn thảo và theo dõi thư từ, công văn và hợp đồng của dự án.
• Duy trì mối quan hệ tích cực và tôn trọng đối tác, hỗ trợ đồng nghiệp
• Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Y tế công cộng, Dịch tễ, Phát triển cộng đồng, Quản lý dự án hoặc các ngành liên quan khác
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức phi chính phủ, đặc biệt là các dự án / chương trình về sức khỏe
• Có khả năng hoặc kinh nghiệm kết nối hiệu quả với các cơ sở y tế công tư
• Có khả năng hoặc kinh nghiệm kết nối với cán bộ y tế cấp cơ sở
• Có kỹ năng tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, cẩn thận và tỉ mỉ
• Có khả năng giao tiếp (nói và viết) tốt
• Có thể làm việc dưới áp lực cao và trong khung thời gian giới hạn
• Thái độ tốt, chủ động trong công việc, biết tự tạo động lực cho bản thân, có thể làm việc độc lập và làm việc nhóm
• Thành thạo các ứng dụng của Microsoft Office
• Biết tiếng Anh là một lợi thế
• Sẵn sàng đi công tác

HỒ SƠ XIN VIỆC

• Thư xin việc và CV
• Bản sao các bằng cấp liên quan
• Thông tin 2 người tham khảo (Tên, Số điện thoại, điạ chi email)

Cách thức ứng tuyển

• • Gửi hồ sơ qua email tới địa chỉ hr@ird.vn
  • Tiêu đề mail: “Ứng tuyển Cán bộ chương trình cộng đồng tại Hồ Chí Minh”

• Hạn cuối: ngày 31/12/2024

• Việc làm tại các tổ chức phi chính phủ - NGO Recruitment

• Website: https://ngorecruitment.org/
• Instagram: https://www.instagram.com/ngorecruitment_vn
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ngorecruitment
• Group: https://www.facebook.com/groups/VieclamPhichinhphu
• Youtube: http://bit.ly/Youtube_NGORecruitment