Nhiệm vụ chính của vị trí này:
- Thực hiện các công việc về tài chính – kế toán và quản lý các khoản giao dịch tiền tài trợ để hỗ trợ cho hoạt động truyền thông và phát triển quỹ.
Mission of the position:
- Accounting and handling large number of financial transactions to support its Fund Development & Communications operations
Phạm vi công việc và trách nhiệm chính tại bộ phận truyền thông và phát triển quỹ
- Phối hợp với các ngân hàng khác nhau và các bộ phận xử lý thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ để giúp thực hiện các khoản đóng góp hàng tháng từ các nhà tài trợ.
- Đối chiếu dữ liệu bảng kê thẻ tín dụng và các giao dịch charge thẻ FDC thực hiện đã nhận đủ báo Có qua tài khoản ngân hàng chưa, để phản ánh kịp thời với ngân hàng xử lý giao dịch đủ như bảng kê thẻ tín dụng đã gửi và các giao dịch charge thẻ FDC thực hiện.
- Làm việc chặt chẽ với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước để cập nhật, kiểm soát hồ sơ quyên góp với các báo cáo ngân hàng khác nhau.
- Phối hợp với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước để cung cấp Giấy chứng nhận tài trợ cho những khoản của nhà tài trợ khi có yêu cầu.
- Phối hợp với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước để đối chiếu thông tin tài trợ hàng tuần.
- Cập nhật sao kê hàng ngày và gửi cho bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước.
- Làm việc với nhà cung cấp để hoàn thiện hợp đồng và thanh toán các khoản chi phí phát sinh của bộ phận FDC.
Phạm vi công việc và trách nhiệm chính tại bộ phận kế toán
- Hàng tuần đối chiếu số liệu nhận quyên góp trong nước với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước gửi Kế toán trưởng trước ngày 10 của tháng kế tiếp.
- Hàng tháng đối chiếu với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước về số lượng nhà tài trợ cam kết thường xuyên (thông tin nhà tài trợ, số tiền tài trợ, …) trước khi thực hiện chi thưởng cho nhân viên gây quỹ của FDC.
- Đối chiếu nguồn thu - chi của các kênh gây quỹ/chiến dịch để xác định ROI.
- Phối hợp với bộ phận chăm sóc nhà tài trợ trong nước theo dõi các khoản quà tặng từ người đỡ đầu trong nước tài trợ cho trẻ các dịp đặc biệt (sinh nhật, lễ, Tết,...).
- Phối kết hợp với bộ phận FDC lập dự toán/điều chỉnh dự toán hoạt động thường xuyên hàng năm của bộ phận FDC.
- Kiểm soát và nhập số liệu thu - chi kinh phí hoạt động của bộ phận FDC phát sinh hàng tháng vào phần mềm kế toán NAVISION và phần mềm kế toán HCSN MISA MIMOSA.NET.
- Lập kế hoạch chi tiêu hàng tháng, hàng quý cho bộ phận FDC theo tinh thần công văn số 95/SOSVN ngày 18/02/2019 về việc hướng dẫn thực hiện dự toán hoạt động thường xuyên được duyệt cho năm tài chính 2019.
- Theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động chi tiêu và lập Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động hàng tháng, hàng quý, hàng năm của FDC theo đúng chế độ kế toán HCSN và kế toán quốc tế.
- Là đầu mối giao dịch với Ngân hàng BIDV, Sacombank, Vietinbank, Agribank khi phát sinh toàn bộ các khoản tiền tài trợ của người đỡ đầu trong nước và các khoản thanh quyết toán qua ngân hàng này.
- Lưu trữ các chứng từ và lập các báo cáo về các chi phí phát sinh của Bộ phận phát triển quỹ và truyền thông báo cáo của Kế toán trưởng khi có yêu cầu.
- Để đáp ứng được các ưu tiên về tổ chức và gây quỹ, nhân viên kế toán cho bộ phận FDC có thể phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ dẫn của Người giám sát trực tiếp và chuyển môn.
Key Performance Areas and Main Responsibilities at FDC:
-
To coordinate with different banks and credit / debit card processing departments to process monthly contributions from benefactors
-
To reconcile credit card statement and transactions of card which FDC received through the bank account, in order to work with the transaction processing bank, as the card statement Credit sent and charge transactions made by FDC.
-
Working closely with the domestic donor servicing team to reconcile donation records with various bank statements.
-
Working closely with the domestic donor servicing team to issue Certificate of donation/Receipts of donations.
-
Coordinate with the domestic donor servicing team to cross check donation income monthly
-
Daily update bank statement of all bank accounts and send to the domestic donor servicing team.
-
To work with suppliers to finalize the contract and pay the costs incurred by FDC department.
Key Performance Areas and Main Responsibilities at Accounting department:
-
To reconcile the weekly domestic donation data with the domestic donor service team and send to Chief of Accountant before 10th of the following month.
-
To reconcile with the domestic donor service team on the number of regularly committed sponsors (donor information, donation amount, ...) before paying bonuses to fundraiser of Fund Development and Communication department (FDC).
-
To reconcile revenue and expenditure of fundraising channels/ campaigns to determine ROI.
-
To coordinate with the domestic donor service team to monitor gifts from domestic donors to support disabilities on special occasions (birthdays, holidays, Tet, ...).
-
To coordinate with FDC to estimate annual regular operation of FDC.
-
To control and input the monthly revenue and expenditure data of FDC into NAVISION accounting software and the HCSN MISA accounting software MIMOSA.NET.
-
To prepare a monthly and quarterly expenditure plan for FDC according to Document No. 95 / SOSVN dated February 18, 2019 on guiding the implementation of the approved regular operation budget for the fiscal year 2019.
-
To monitor and manage all spending activities and prepare a monthly, quarterly and annual operation budget finalization report of FDC in accordance with the HCSN accounting policy and international accounting.
-
To be the focal point for dealing with BIDV,Sacombank, Vietinbank, Agribank bank upon receiving all the domestic donations from benefactors and settlement accounts through this bank.
-
Store documents and report about Expenditure of FDC when requested by Chief Accountant.
-
To prioritize the organizational and fundraising, the accountant of FDC department may have to perform other tasks as directed by the direct professional supervisor.
Yêu cầu hồ sơ: Tóm tắt quá trình học tập và làm việc của bản thân + Bằng tốt nghiệp gửi về email:
mai.tranthithanh@sosvietnam.org
Thời hạn: Trước ngày 31/05/2020
Thông tin liên hệ:
· Liên hệ: Ms Trần Thị Thanh Mai
· Điện thoại: 028 38 227 227 Ext 202
Kênh kiến thức kỹ năng, phát triển bản thân, hướng nghiệp, blog nhân sự
