Cán bộ Hành chính, Nhân sự

Trung tâm Hỗ trợ Sáng kiến Phục vụ Cộng đồng (CSIP) là một tổ chức phi chính phủ, phi lợi nhuận tiên phong trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp xã hội và sáng kiến xã hội thông qua xây dựng một hệ sinh thái doanh nghiệp xã hội bền vững tại Việt Nam và các nước trong khu vực. Được thành lập từ năm 2008, CSIP truyền cảm hứng, kết nối và trao quyền cho các cá nhân, tổ chức đang áp dụng các giải pháp kinh doanh sáng tạo, bền vững để giải quyết các thách thức xã hội và môi trường.

Trưởng thành sau hơn 10 năm hoạt động, bên cạnh các hoạt động thường xuyên của tổ chức, CSIP hiện đang là một trong những đơn vị được nhà tài trợ USAID hợp tác để thực hiện Dự án Hỗ trợ cải thiện chất lượng sống của người khuyết tật tại các tỉnh bị phun rải nặng chất da cam Tây Ninh, Bình Phước và Đồng Nai (Dự án Hòa nhập 3) bắt đầu từ năm 2020 cho giai đoạn 1 và dự kiến sẽ tiếp tục giai đoạn 2 kéo dài đến tháng 6 năm 2025.

Để có thể triển khai hoạt động của tổ chức, thực hiện các dự án hiệu quả và đúng tiến độ, CSIP đã và đang phát triển cơ cấu và quy mô nhân sự của tổ chức lớn mạnh. Và tổ chức đang tìm kiếm nhân sự cho vị trí Cán bộ Hành chính và Nhân sự để hỗ trợ quá trình này.

Dưới sự quản lý trực tiếp của Giám đốc CSIP, vị trí này sẽ hỗ trợ cho CSIP thực hiện công việc hành ngày về hành chính và nhân sự tổ chức CSIP và cho Dự án Inclusion 3 do USAID tài trợ .

✅ Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

Liên quan đến công tác tuyển dụng nhân sự

Chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức và điều phối việc tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự và tư vấn cho CSIP.
Khi có yêu cầu tuyển dụng một nhân sự mới, chủ động phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác để phát triển và hoàn thiện “Mô tả công việc” của vị trí cần tuyển dụng
Đăng tuyển, theo dõi và chọn lọc hồ sơ ứng tuyển và đề xuất danh sách ứng viên tìm năng đến Ban phỏng vấn
Xếp lịch phỏng vấn và điều phối quy trình phỏng vấn, kiểm tra đầu vào đối với ứng viên được chọn.
Thực hiện thủ tục nhân sự theo quy định của CSIP sau khi phỏng vấn liên quan đến tuyển dụng (xác minh thông tin ứng viên, gởi thư mời nhận việc, chuẩn bị hợp đồng lao động, lập hồsơ nhân viên mới, v.v...)
Chuẩn bị điều kiện làm việc cho nhân viên mới, bao gồm thiết đặt máy tính theo chỉ định, chỗ làm việc, địa chỉ email, sắp xếp hướng dẫn quy chế làm việc và nội quy của tổ chức, làm thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội, thu thập thông tin liên quan đến thuế TNCN, v.v.)

Liên quan đến quản lý tiền lương, phúc lợi

Phụ trách việc chấm công, tính lương và phối hợp với bộ phận tài chính của tổ chức và dự án đảm bảo việc chi trả lương đúng hạn cho người lao động.
Theo dõi việc nghỉ phép của người lao động, đảm bảo luôn có thông tin về ngày nghỉ, ngày phép cập nhật được lưu trữ theo quy định.
Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo phúc lợi cho người lao động theo quy định của tổ chức và của luật hiện hành.
Đảm nhận vai trò đầu mối làm rõ các vấn đề về nhân sự với nhân viên khi có câu hỏi.
Điều phối công tác đánh giá, xét tăng lương, thưởng cho nhân viên theo quy định của tổ chức theo định kỳ.
Là đầu mối liên lạc của tổ chức liên quan đến việc phòng ngừa rủi ro và báo cáo an toàn lao động.
Chủ động đề xuất và thực hiện các chính sách thi đua, khen thưởng, kỷ luật của tổ chức.
Liên quan đến các công việc hành chính:
Hỗ trợ các hoạt động hành chính của văn phòng CSIP và dự án Inclusion.
Hỗ trợ lãnh đạo Dự án và CSIP soạn thảo và theo dõi các công văn đến và đi.
Đảm bảo điều kiện làm việc của người lao động cho CSIP được trang bị đầy đủ, đúng cam kết của tổ chức với người lao động.
Theo dõi việc đi công tác của người lao động theo sự phân công của tổ chức.

✅ Yêu cầu về lưu giữ hồ sơ

Duy trì hồ sơ và toàn bộ dữ liệu nhân sự của tổ chức
Cập nhật và lưu giữ hồ sơ về phúc lợi nhân viên, tình trạng việc làm và hồ sơ tương tự khác
Duy trì hồ sơ liên quan đến các khiếu nại, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, biện pháp kỷ luật
Thực hiện kiểm tra định kì đảm bảo mọi hồ sơ liên quan đến nhân sự đều được thu thập và tổng hợp đầy đủ.
Thực hiện công tác đối chiếu liên quan tiền lương/ phúc lợi
Hoàn thành thủ tục giấy tờ về chấm dứt hợp đồng lao động và hỗ trợ phỏng vấn chấm dứt hợp đồng lao động.
Lưu trữ công văn đến và đi của tổ chức và dự án Inclusion theo quy định của tổ chức. Khác
Chủ động báo cáo lãnh đạo để lên kế hoạch quý/năm, tổ chức triển khai việc thực thi chiến lược, kế hoạch phát triển nhân sự của tổ chức và Inclusion (bao gồm tuyển dụng, huấn luyện/đào tạo, QLNS).
Chủ động rà soát, cập nhật và đề xuất lãnh đạo để điều chỉnh các chính sách, chế độ liên quan NS và HC, đảm bảo tuân thủ luật pháp Việt Nam và hài hòa quyền và lợi ích của nhân sự tổ chức.
Theo dõi việc tuân thủ phân công, phân nhiệm, tuân thủ kỷ luật lao động của các nhân sự trong tổ chức. Chủ động báo cáo thường xuyên và đề xuất lãnh đạo phương án giải quyết khi cần có điều chỉnh, can thiệp.
Chủ động thực hiện các hoạt động cần thiết để xây dựng văn hóa tổ chức, tổ chức các hoạt động team-building và đảm bảo thông tin giữa các vị trí trong tổ chức được thông suốt.
Đảm bảo cung cấp báo cáo liên quan đến nhân sự kịp thời cho các cơ quan nhà nước khi có yêu cầu
Làm thủ tục xin thị thực cho người nước ngoài (khi dự án/tổ chức có yêu cầu)
Công việc khác theo sự phân công của Giám đốc CSIP

✅ YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ KINH NGHIỆM

Có bằng cử nhân về Quản trị kinh doanh, Quản trị Nhân sự hoặc chuyên ngành có liên quan.
Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính và nhân sự.
Có kiến thức về các quy định của nhà tài trợ USAID, có kinh nghiệm làm việc cho các tổ chức phi chính phủ hoặc Dự án phát triển là một lợi thế.
Có kiến thức tốt về Luật Lao động và các quy định liên quan đến lao động.
Sử dụng thành thạo Word, Excel và các ứng dụng khác của MS Office.
Sử dụng thành thạo tiếng Anh ở tất cả các kỹ năng.

✅ HƯỚNG DẪN NỘP HỒ SƠ

Các ứng viên quan tâm đến vị trí này, vui lòng gởi các hồ sơ sau về địa chỉ: hr@csip.vn trước ngày 10/6/2022.

Tiêu đề email: Application for HR and Admin Officer – Your name.