Monitoring and Evaluation (M&E) and Admin Clerk (UNDP)

📌Thông tin chung

Địa điểm: Hà Nội, Việt Nam
Hạn chót nộp đơn: 31/07/2024, 11:59 PM
Lịch trình làm việc: Toàn thời gian
Cơ quan: UNDP

📌 Bối cảnh

Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập là những nguyên tắc cốt lõi tại UNDP: chúng tôi coi trọng sự đa dạng như một biểu hiện của sự đa dạng của các quốc gia và nền văn hóa nơi chúng tôi hoạt động, chúng tôi thúc đẩy sự hòa nhập như một cách đảm bảo tất cả nhân viên đều được trao quyền để đóng góp vào sứ mệnh của chúng tôi và chúng tôi đảm bảo công bằng và bình đẳng trong mọi hành động của mình. Áp dụng cách tiếp cận 'không bỏ lại ai phía sau' đối với các nỗ lực đa dạng của chúng tôi có nghĩa là tăng cường đại diện cho các nhóm dân số chưa được phục vụ đầy đủ. Những người xác định mình thuộc nhóm dân số thiểu số hoặc bị loại trừ được khuyến khích mạnh mẽ nộp đơn. Tìm hiểu thêm về việc làm việc tại UNDP bao gồm các giá trị và câu chuyện truyền cảm hứng của chúng tôi.

UNDP không chấp nhận bất kỳ hình thức quấy rối và lạm dụng tình dục nào, bao gồm quấy rối tình dục và phân biệt đối xử. Do đó, tất cả các ứng viên được chọn sẽ trải qua quá trình kiểm tra lý lịch và tham chiếu nghiêm ngặt.

Việt Nam đặc biệt dễ bị tổn thương trước biến đổi khí hậu và đã bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi và biến đổi khí hậu bất thường và dữ dội hơn. Hai trong số các khu vực dễ bị hạn hán nhất - trầm trọng hơn do biến đổi khí hậu ảnh hưởng đến những người nông dân sản xuất nhỏ là Tây Nguyên và Duyên hải Nam Trung Bộ. Những thay đổi về lượng mưa đang dẫn đến tình trạng thiếu hụt ngày càng tăng về khả năng cung cấp nước mặt và nước ngầm cho sản xuất nông nghiệp với thời gian thiếu nước nghiêm trọng kéo dài hơn trong mùa khô và tần suất và cường độ hạn hán tăng lên. Năng suất nông nghiệp nói chung đang giảm, với sự suy giảm tương ứng về năng suất và thu nhập, đặc biệt gây hại cho những người nông dân sản xuất nhỏ dễ bị tổn thương do tình trạng thiếu nước trên đất mưa và trong nhóm này, có cả những người nông dân nghèo và cận nghèo, dân tộc thiểu số và phụ nữ. UNDP đang hợp tác với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (MARD), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (MPI, là Cơ quan được chỉ định quốc gia của GCF) và năm tỉnh tham gia là Đắk Lắk, Đắk Nông, Bình Thuận, Ninh Thuận và Khánh Hòa để thực hiện dự án do GCF tài trợ “Tăng cường khả năng phục hồi của nông nghiệp quy mô nhỏ trước tình trạng mất an ninh nước do biến đổi khí hậu ở khu vực Tây Nguyên và Duyên hải Nam Trung Bộ của Việt Nam” (sau đây gọi là “Dự án GFC2”). The objective of this project is to empower vulnerable smallholders in five provinces of the Central Highlands and South-Central Coast regions of Vietnam – particularly women and ethnic minority farmers – to manage increasing climate risks to agricultural production. To achieve its objective, the project will enable smallholder farmers to adapt to climate-driven rainfall variability and drought through the implementation of two linked Outputs integrating GCF and co-financing resources from the Asian Development Bank and the Government of Vietnam:

Improved access to water for vulnerable smallholder farmers for climate-resilient agricultural production in the face of climate-induced rainfall variability and droughts, and
Strengthened capacities of smallholder farmers to apply climate and market information, technologies, and practices for climate-resilient water and agricultural management.

The project was developed as part of an integrated programme funded through multiple sources, as envisaged by the Government of Vietnam (GoV), that was aimed at enhancing water security and building the climate change resilience of the agriculture sector focusing on Vietnam’s Central Highland and South-Central Coastal Regions. In alignment with this programme, the project will enable the GoV to adopt a paradigm shift in the way smallholder agricultural development is envisioned and supported through an integrated approach to agricultural resilience starting with planning for climate risks based on the identification and analysis of agroecosystem vulnerabilities; enhancing water security and guaranteeing access; scaling up adoption and application of climate-resilient agricultural practices and cropping systems; and creating partnerships among value chain stakeholders to ensure access to market and credit. This approach directly addresses climate risks while establishing or strengthening institutional capacities for long-term multi-stakeholder support to vulnerable smallholders.

📌Duties and Responsibilities

The M&E and Admin Clerk will be working in close coordination with UNDP/project staff, including but not limited to the UNDP Programme Officers, local and international consultants, CPMU/PPMU partners. Tasks may include, but are not limited to:

1. Provide M&E support:

Support to the implementation of project's information system;
Support to impact evaluation, mid-term review and final evaluation;
Data collection, entry and analysis;
Assist the M&E capacity building activities with PPMUs;
Assist M&E expert in CPMU on Annual Performance Report(s);
Conduct monitoring site visits in coordination with the Supervisor ;
Manage reporting archives.

2. Support project procurement services

Assisting in some stages of the procurement process (contact vendors for quotation of small value procurement, micro-purchase form and draft other templates);
Joining and supporting the assignment and mission of the Project’s various consultant teams, including following up on activities;

3. Provide Logistics/Admin support:

Providing logistic support for online and offline meetings, workshops (creation of online link, air-ticket booking, hotel reservation, guest registration, visa support, creating vendor ID);
Supporting some financial and administrative tasks under instruction of GCF2 Budget & finance executive (contact suppliers to get the invoices and documents for payment process; prepare documents for VAT claim; create Supplier ID for participants; etc);
Supporting draft and send official letters, filling documents;
Translating/interpreting documents, letters, and other materials from English to Vietnamese and vice versa;
Supporting database management;
Providing support in organizing meetings and events including conferences, workshops, webinars, and study visits, including interpreting, notes, coordination with co-organizers for supporting logistical & travel arrangements, and substantive preparations along with note and photo-taking and technical support including at webinars. Specifically, providing support to the organization of national workshop(s) and/or forum(s) in collaboration with project partners to ensure the smoothness of the meetings/events;
Liaising with partners on various aspects of programme implementation.

4. Provide communications support:

Assist with communication tasks related to events such as taking and editing photos or setting up display corners;
Assisting in designing communication products of the Project, including reports, training materials, manuals and handbooks.

The incumbent performs other duties within their functional profile as deemed necessary for the efficient functioning of the Office and the Organization.

📌Competencies

Core
Achieve Results:	LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively:	LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
Learn Continuously:	LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility:	LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
Act with Determination:	LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner:	LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion:	LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

📌Cross-Functional & Technical competencies

Thematic Area	Name	Definition
Digital & Innovation	Data collection	Being skilled in Data Sorting, Data Cleaning, Survey Administration, Presentation and Reporting including collection of Real-Time Data (e.g. mobile data, satellite data, sensor data).
Business Management	Evaluation	Ability to make an independent judgement based on set criteria and benchmarks - Ability to anticipate client's upcoming needs and concerns.
Administration & Operation	Documents and record management	Overall documents (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving
Administration & Operation	Events management (including retreats, trainings and meetings)	Ability to manage events, including venue identification, accommodation, logistics, catering, transportation, and cash disbursements, etc
Business Management	Monitoring	Ability to provide managers and key stakeholders with regular feedback on the consistency or discrepancy between planned and actual activities and programme performance and results
Communications	Photo production	Ability to create, edit, organize and coordinate photographic material
Business Management	Working with Evidence and Data	Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making

📌Required Skills and Experience

Min. Education requirements	Secondary education is required.
Min. years of relevant work experience	Minimum of 3 years (with high school diploma) of relevant experience in research/ M&E, database management and administration/ procurement/ communications is required.
Required skills	Experience in data collection and analysis; Experience in supporting administration such as logistics arrangement, translation, interpretation, minutes taking, etc;
Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies section	Experience in research/studies/report writing; Experience in supporting communication tasks, collecting data, etc; Experience working with UN or other international organizations/NGOs; Experience and ability to work with multi-disciplinary team; Experience and good knowledge and understanding of Climate Change, Environmental Protection, and related topics; relevant knowledge and/or experience in Viet Nam or the ASEAN region; Experience in the usage of computers and office software packages.
Required Language(s)	Fluency in English is required.

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Lưu ý: UNDP có quyền lựa chọn một hoặc nhiều ứng viên từ thông báo tuyển dụng này. Chúng tôi cũng có thể giữ lại đơn đăng ký và xem xét các ứng viên nộp đơn xin việc này cho các vị trí tương tự khác tại UNDP ở cùng cấp bậc và có mô tả công việc, kinh nghiệm và yêu cầu về trình độ học vấn tương tự.

Không phân biệt đối xử

UNDP có chính sách không khoan nhượng đối với hành vi khai thác và hành vi sai trái về tình dục, quấy rối tình dục và lạm dụng quyền lực. Do đó, tất cả các ứng viên được chọn sẽ trải qua quá trình kiểm tra lý lịch và tham chiếu nghiêm ngặt và sẽ được yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn và nguyên tắc này.

UNDP là nhà tuyển dụng bình đẳng và toàn diện, không phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, giới tính, bản dạng giới, tôn giáo, quốc tịch, nguồn gốc dân tộc, khuynh hướng tình dục, khuyết tật, thai nghén, tuổi tác, ngôn ngữ, nguồn gốc xã hội hoặc tình trạng khác.