Trợ lý hành chính – mua sắm

Action to the Community Development Institute (ACDC) is a local NGO with a legal status working to empower communities of people with disabilities and other marginalized groups (ethnic minority and women)

Vị trí tuyển dụng: Trợ lý Hành chính - Mua sắm
Hình thức làm việc Toàn thời gian
Số lượng cần tuyển 01
Thời gian làm việc Toàn thời gian
Địa điểm làm việc Hà Nội

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

Công việc hành chính:

Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến Bộ phận/Phòng/Ban được yêu cầu trong trường hợp cần thiết.
Thực hiện các công việc hành chính: soạn thảo công văn, giấy tờ, dịch thuật, trình phê duyệt các văn bản/tài liệu và nhận/gửi thư tín,...
Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách đến văn phòng.
Tiếp đón, hỗ trợ khách, đối tác tới tổ chức.
Chuẩn bị phòng họp và in ấn, photo tài liệu trước mỗi cuộc họp hoặc trong các trường hợp cần thiết.
Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy tổ chức. Hỗ trợ nhân viên tổ chức hoàn thiện các thủ tục hành chính.
Quản lý và điều phối các trang thiết bị văn phòng.
Quản lý cơ sở dữ liệu đối tác, nhà tài trợ, các cơ quan nhà nước thường xuyên làm việc,...
Theo dõi và quản lý các tài liệu, sách báo, thư tín, tài sản và trang thiết bị của tổ chức.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp hoặc Lãnh đạo Viện

Công việc mua sắm:

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các bộ phận, phòng ban trong tổ chức cũng như với các nhà cung cấp.
Đánh giá chất lượng sản phẩm và năng lực nhà cung cấp theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu của từng dự án hoặc tổ chức.
Soạn thảo các đề xuất, yêu cầu báo giá và đàm phán các điều khoản và điều kiện mua hàng với nhà cung cấp.
Soạn thảo, trình duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp.
Giám sát hoạt động của nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
Kiểm tra, đánh giá chất lượng các mặt hàng đã mua và giải quyết các sản phẩm không đạt yêu cầu.
Lập các báo cáo và quản lý hồ sơ mua sắm đầy đủ, khoa học.
Tuân thủ các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn về hoạt động mua hàng của dự án, tổ chức.

III. THÔNG TIN THÊM

Quyền lợi được hưởng: Lương và chế độ phúc lợi theo quy định Viện
Số năm kinh nghiệm: 1 năm
Yêu cầu bằng cấp/kiến thức: Đại học/Cao học

IV. Các thông tin về YÊU CẦU ỨNG VIÊN vui lòng xem TẠI ĐÂY

V. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN

Hồ sơ bao gồm:

Sơ yếu lý lịch – CV (tiếng Việt hoặc tiếng Anh);
CMND/CCCD; Các văn bằng liên quan (file scan hoặc bản chụp chất lượng tốt, rõ ràng);
Ảnh chụp chân dung trong vòng 6 tháng gần nhất.

Hố sơ gửi qua emai hr@acdc.org.vn. Tiêu đề ghi rõ “06.2022_Vị trí ứng tuyển_Họ và tên ứng viên” (VD: 06/2022_Trợ lý Hành chính - Mua sắm_Trần Văn A).

Hạn chót ứng tuyển: 26/6/2022