Địa điểm làm việc: TP Hồ Chí Minh (01 người)
Thời gian nhận việc: Từ 01/06/2020 đến 15/01/2021 (thay thế thai sản)
Thời gian làm việc: 9h00 – 18h00 thứ 2 – thứ 6
Nhiệm vụ chính của vị trí này:
- Thực hiện các công tác về hành chính tổng hợp và nhân sự của phòng truyền thông và phát triển quỹ tại Tp. HCM.
Mission of the position:
Be responsible for General Administration and other tasks related to Human Resource of Fund Development & Communications Department in HCMC.
Phạm vi công việc và trách nhiệm chính:
*Công tác Nhân sự
- Tuyển dụng nhân viên cơ hữu (trừ nhóm F2F) và tình nguyện viên cho các nhóm của bộ phận theo đúng quy định về trình tự, thủ tục của Làng trẻ em SOS Việt Nam .
- Chấm công và theo dõi ngày nghỉ của nhân viên (trừ nhóm F2F).
- Cập nhật bản mô tả công việc của nhân viên bộ phận và dịch song ngữ khi có yêu cầu của Trưởng bộ phận.
- Định hướng cho nhân viên mới (trừ nhóm F2F) trong tuần làm việc đầu tiên: chào mừng, giới thiệu đồng nghiệp, điều kiện, nội quy làm việc…;
- Tổng hợp kết quả hoàn thành chỉ tiêu hàng tháng của nhân viên tư vấn tài trợ qua điện thoại và tính thưởng theo chính sách được duyệt;
- Sao lưu hợp đồng lao đồng, mô tả công việc, quy tắc ứng xử của nhân viên cơ hữu trong bộ phận FDC (trừ nhóm F2F);
*Công tác hành chính
- Làm việc với nhà cung cấp xin báo giá, lập các đề xuất mua sắm, phối hợp với phòng kế toán hoàn thiện hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, hoàn thiện các chứng từ để thanh toán;
- Gửi chuyển phát nhanh (thư từ/ hàng hóa..), mua văn phòng phẩm, hóa phẩm, chuẩn bị những dụng cụ và thiết bị cần thiết cho nhân viên;
- Quản lý và cấp phát vật phẩm truyền thông của bộ phận khi có phê duyệt của trưởng bộ phận; lập các đề xuất in ấn, mua, bổ sung các vật phẩm truyển thông gửi lên Trưởng bộ phận khi có nhu cầu đặt mua vật phẩm truyền thông;
- Chuẩn bị phòng họp khi có cuộc họp, hội thảo, đào tạo của FDC;
- Ghi chú thông tin cuộc họp và gửi cho từng thành viên trong bộ phận hàng tháng;
*Các nhiệm vụ khác
- Lập các biên bản bàn giao Séc, đi ngân hàng rút tiền Séc cho bộ phận nhân viên gây quỹ trực tiếp và hoạt động chung của bộ phận truyền thông và phát triển quỹ;
- Thanh toán chi phí ăn trưa của tình nguyện viên, đề xuất và trao gửi bằng chứng nhận tinh nguyện viên;
- Lập kế hoạch dự kiến chi tiêu hàng tháng và gửi cho bộ phận kế toán vào đầu tháng; hoàn thiện chứng từ thanh toán tạm ứng và lên đề nghị tạm ứng cho tháng tiếp theo;
- Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu Trưởng bộ phận.
Key Performance Areas and Main Responsibilities:
*Mission in HR
-
To recruit FDC co-workers (excepting for F2F team) & volunteers compliantly with the regulations on order, procedures of SOS Children's Villages Vietnam.
-
Be a timekeeper of FDC team (except for F2F team).
-
To update & translate job description of FDC staffs as required by FDC Director;
-
To give first working week orientation to new FDC co-worker (except for F2F team): Welcome, introduce to colleagues, explain the role of position within the structure of the organization, working conditions, work regulation ...;
-
To summarise the monthly KPI completion rate of each Tele facer co-worker and calculate bonuses based on approved policies;
-
To archive contracts, job description, code of conduct of FDC co-workers (except for F2F team).
*Mission in Admin
-
To work with suppliers for quotes, make procurement proposals, coordinate with accounting department to finalise contracts, invoices, minutes of acceptance on completion, finalising payment documents;
-
To make the express shipping, buy stationery, prepare the necessary working tools for FDC co-workers;
-
To manage and issue communication items of FDC with the approval of the department Director, and make proposal to FDC Director on printing, purchasing, supplementing communication products when necessary;
-
To prepare a meeting room for meetings, seminars, training of FDC;
-
To write meeting minutes at FDC meeting and send to FDC director and team members;
*Other tasks
-
To make records of handing over cheque, go to the bank to withdraw cheque for F2F team & for the operations of FDC;
-
To make payment of lunch expenses for volunteers; to propose and give certificates to volunteers
-
To plan monthly expenses and send a copy to the accounting department at the beginning of the month; to complete advance payment documents and make advance payment request for the following month;
To perform other duties as required by FDC Director;
Yêu cầu hồ sơ: Tóm tắt quá trình học tập và làm việc của bản thân + Bằng tốt nghiệp gửi về email:
mai.tranthithanh@sosvietnam.org
Thời hạn: Trước ngày 31/05/2020
Thông tin liên hệ:
· Liên hệ: Ms Trần Thị Thanh Mai
· Điện thoại: 028 38 227 227 Ext 202
Kênh kiến thức kỹ năng, phát triển bản thân, hướng nghiệp, blog nhân sự
